Procesoptimalisatie, zo zet je het bovenaan de agenda

Zie je de verbeterkansen in jouw afdelingsprocessen? Met procesoptimalisatie bespaart je niet alleen kosten en voorkom frustratie bij je team, het maakt ook hun werkdag leuker. Maar hoe krijg je procesverbetering bovenaan de agenda in jouw organisatie? In deze blog ontdek je vier inspirerende voorbeelden. Ze laten zien hoe je de winst van procesverbetering bewijst. Zo krijgt je voorstel voor efficiëntere processen door software niet alleen aandacht, maar ook de benodigde steun.

Hoe leg je de knelpunten in werkprocessen bloot

Het gebrek aan inzicht en controle over de huidige werkprocessen leidt tot inefficiënties, vertraging en fouten. Je team ergert zich dagelijks en het heeft een negatief effect op de klanttevredenheid.

De weg naar de oplossing start met het in kaart brengen van de huidige situatie. Neem deze 5 stappen naar procesoptimalisatie:

1. Maak een visueel overzicht van de stappen in een proces. Gebruik hiervoor een stroomdiagram of proceskaarten. Ook een groot whiteboard is een prima optie.
2. Betrek je team door een sessie te houden. Niemand kent de processen beter dan degene die er dagelijks mee werken. Dus nodig ze uit om input te geven voor verbetering.
3. Verzamel de cijfers over proces prestatie. Denk aan doorlooptijden, foutpercentages, en klanttevredenheid.
4. Prioriteer de verbeterpunten. Elk knelpunt is misschien irritant maar niet kritiek. Bepaal welke de grootste impact hebben op je bedrijfsvoering en klanttevredenheid. Focus je op deze punten voor de snelste winst.
5. Bereken wat procesoptimalisatie oplevert. Denk aan: tijdswinst, klantbehoud, kostenreductie en toename in werknemerstevredenheid.

Het is goed om op basis hiervan concrete doelstellingen te formuleren. Niet alleen om de directie te overtuigen, ook voor een adviesgesprek met een softwareleverancier.

De winst van procesoptimalisatie in 4 voorbeelden

Efficiënter werken na procesverbetering

Door de efficiëntie van je bedrijfsprocessen te verbeteren, verlaag je kosten en verhoog je de productiviteit. Neem als voorbeeld AOC, een vooraanstaande internationale verkoper van LCD-schermen. Toen de verkoop steeg, nam ook het aantal aanvragen voor garantieverlengingen toe. Het handmatig verwerken van deze aanvragen kostte oorspronkelijk 20 minuten per stuk, een inspanning die niet opwoog tegen de baten en vel werkdruk veroorzaakte.

AOC zocht een software oplossing en vond deze in procesautomatisering via een klantportaal. Deze aanpak reduceerde de verwerkingstijd tot slechts 30 seconden per aanvraag, wat een aanzienlijke tijdswinst opleverde. De winst is aan de hand van dit voorbeeld eenvoudig te berekenen. Meer toegevoegde waarde is de hogere klanttevredenheid na introductie van de online portal.

Tijdswinst met verbinden van bestaande systemen

Handmatig informatie overtypen zou verboden moeten worden. Maar verrassend genoeg komt het nog vaak voor. In jouw bedrijf werk je waarschijnlijk met diverse softwarepakketten, elk met hun eigen doel. Regelmatig moet informatie van het ene systeem naar het andere overgezet worden. Door deze systemen slim met elkaar te verbinden, faciliteer je automatische gegevensuitwisseling. Dit maakt het mogelijk om bepaalde processen, die eerder handwerk vereisten, te automatiseren. Zo win je niet alleen kostbare tijd, maar verhoog je ook de kwaliteit van het werk.

Kostbare fouten voorkomen met procesverbetering

Voor elk bedrijf waar kwaliteit en precisie vooropstaan, is het minimaliseren van fouten in complexe processen essentieel om onnodige kosten te voorkomen. Dat geldt zeker voor MEA-NL, actief in maritiem onderzoek, met projecten van de woelige zee tot gedetailleerde lab analyses. Door de ingewikkelde regelgeving en de afhankelijkheid van papieren documentatie was het risico op fouten groot. Met als gevolg een herhaalonderzoek van 30.000 euro per keer.

De oplossing? Een applicatie die de formulierenstroom digitaliseert en de verschillende test- en bedrijfsprocessen op elkaar laat aansluiten. Stel dat er 15 onderzoeken per jaar fout gaan Dan realiseer je direct het investeren in nieuwe software een directe kostenbesparing.

Plannen en vooruitzien met intelligente software

Het efficiënt verzamelen en analyseren van bedrijfsgegevens is essentieel om knelpunten te ontdekken, plannen en vooruitlopen. Kijk naar een restaurant dat inkoop en voorraadbeheer wil optimaliseren. Met de fluctuerende vraag naar ingrediënten, is het een uitdaging om verspilling te minimaliseren en kosten te besparen. Hier komt Business Intelligence (BI) software om de hoek kijken.

Door het gebruik van BI-software kan het restaurant gedetailleerde analyses maken van verkoopgegevens, trends in klantvoorkeuren en seizoensinvloeden. Dit leidt tot preciezere inkoopprognoses. Het systeem toont aan dat de vraag naar bepaalde gerechten toeneemt in het weekend of tijdens bepaalde seizoenen. Om vervolgens de inkoop daarop af te stemmen. Hierdoor bestelt het restaurant alleen wat nodig is.

Ook helpt de software bij het identificeren van bestverkopende gerechten en ingrediënten die vaak verspild worden. Dit biedt de mogelijkheid om het menu aan te passen of promoties te plannen voor gerechten met ingrediënten die anders verspild zouden worden.

Het resultaat? Minder voedselverspilling, lagere inkoopkosten en een hogere winstgevendheid. Ook geeft het de kans in te spelen op klantvoorkeuren.

Welke software oplossing past bij jouw vraagstuk

Je hebt verschillende mogelijkheden procesoptimalisatie. Het kan met standaard software zoals een ERP pakket. Zo werk je vanuit één omgeving voor offertes, planning, prijscalculatie, facturatie, tijdregistratie. Met standaard pakket moet je jouw werkwijze aanpassen aan de software.

Standaard systeem koppelen aan maatwerk software is ook mogelijk. Dit is eenvoudiger dan 10 jaar geleden. En de combinatie geeft je meer mogelijkheden om de oplossing aan te sluiten bij jouw doel en wensen. Ook een maatwerk applicatie stimuleert procesverbetering. Vooral bij complexe en kritische bedrijfsprocessen met een unieke werkwijze. Dit geldt zowel voor interne procedures als processen waarbij klanten betrokken zijn.

Ontdek hoe procesoptimalisatie rendement verhoogt

De keuze voor een oplossing, en de bijbehorende investering, hangt samen met je doel. Dus een waterdichte business case voor de directie vraagt om nader onderzoek. Ambrero helpt je hierbij op weg. In een oriënterend gesprek bepaal je welke oplossingsrichting bij jouw vraagstuk past. En achterhaal je waar de grootste winst te behalen is. Daarmee zet jij een essentiële stap naar kostenbesparing, verhogen van werkgeluk en servicelevel binnen jouw bedrijf.