Procesoptimalisatie; zo krijg je het op de agenda

Je weet als geen ander dat er genoeg valt te optimaliseren aan je bedrijfsprocessen. Je weet ook dat je het werk van jouw mensen leuker kunt maken, door ze tijd en frustratie te besparen. Maar hoe krijg je de noodzaak van procesoptimalisatie op de agenda binnen je organisatie? In deze blog geven we vier voorbeelden waar je rekenmodellen uit kunt destilleren. Zo zorg je ervoor dat jouw ideeën voor procesoptimalisatie met software worden opgepakt.

Waar zit de winst voor jou?

Hieronder schetsen we een aantal uitgangspunten voor procesoptimalisatie, waarvan je er vast één of meer herkent:

  • efficiënter werken, vermindering administratieve last;
  • koppelen van verschillende systemen die niet met elkaar communiceren;
  • borgen van kwaliteit en verminderen van risico’s;
  • inzicht en grip op data.

Stel jezelf de volgende vragen: Waar ligt voor jouw organisatie het meeste risico? Hoeveel tijd en geld ben je hieraan kwijt? Welke effecten heeft het op de mensen en hoe vaak komt het voor? En niet te vergeten: wat is de gewenste situatie!

Het is goed om op basis hiervan concrete doelstellingen te formuleren. Niet alleen voor intern gebruik, ook voor de opdracht richting een softwareleverancier.

1. Rendement door verhoging van efficiency

Als je de efficiëntie van je bedrijfsproces weet te verhogen resulteert dit in lagere kosten en verhoogde productiviteit. Ter illustratie het voorbeeld van een grote internationale organisatie die wereldwijd LCD-schermen verkoopt. Toen ze meer schermen verkochten, kwamen er ook meer aanvragen voor garantieverlenging binnen. Het handmatig verwerken van zo’n garantieaanvraag duurde ruim 20 minuten. Dat stond in geen enkele verhouding tot de verdiensten. Dit bedrijf ging op zoek naar een manier om dat proces drastisch te verkorten.

Procesautomatisering middels een klantportaal zorgt ervoor dat het verwerken van een aanvraag nu slechts twee minuten duurt. Met die 18 minuten tijdswinst per aanvraag kun je eenvoudig de opbrengst berekenen. En de verhoging van het rendement dat de software realiseert.

2. Rendement door systeemintegratie

Het overtypen van informatie is natuurlijk niet meer van deze tijd. Toch gebeurt het vaker dan je denkt! Binnen je bedrijf worden vast meerdere softwarepakketten gebruikt voor verschillende doeleinden. In veel gevallen wordt informatie uit het ene pakket gebruikt in het andere pakket. Door de verschillende softwarepakketten aan elkaar te koppelen kunnen deze onderling informatie uitwisselen. In sommige gevallen kun je zelfs processen die voorheen handmatig waren automatiseren. Hierdoor bespaar je veel tijd én voorkom je fouten.

3. Rendement door het beperken van risico

Wanneer een werkproces foutgevoelig is en er hoge eisen worden gesteld aan de kwaliteit van de output, helpt procesautomatisering kosten door schade te voorkomen. Zo hebben we een klant die onderzoeken start op zee en deze afrondt in een lab aan wal. Een enorm tijdrovend en foutgevoelig proces, mede door de complexe regelgeving en grote hoeveelheid papieren formulieren. Als er een fout wordt gemaakt dan moet dit bedrijf het onderzoek opnieuw uitvoeren. Hun oplossing dwingt de onderzoekers bepaalde gegevens te registreren en verkleint de foutkans. Stel: een onderzoek kost €30.000 en er gaan tien onderzoeken per jaar fout. Dan heb je al snel uitgerekend welk investeringsbedrag is te verantwoorden.

4. Rendement door inzicht en grip op data

Met het verzamelen en opslaan van bedrijfsinformatie kun je knelpunten signaleren, vooruit plannen en nog veel meer. Mits de data correct wordt vertaald naar informatie. Dit kan met business intelligence (BI) software. Neem een distributiecentrum dat goederen ontvangt, opslaat en klaarzet voor verder transport. Voor het bedrijf is het belangrijk te weten wanneer er geleverd wordt en wanneer goederen weer opgehaald worden. Met BI-ondersteunende software kan hij de leveranciers en transporteurs vragen deze gegevens in te vullen. Zo krijgt hij vooraf inzicht in tijdvensters. Dan kun je goederen waarvan je weet dat de transporteur ze pas over een week ophaalt, achterin de loods zetten. Goederen die direct weer worden opgehaald, zet je voorin. Je kunt zelfs nog verdergaan door aan je leveranciers korting te vragen als ze komen op een piekmoment. Zo varieert de prijs afhankelijk van vraag en aanbod.

Begin klein met een minimal viable product

Door te starten met een afgebakende eerste versie van de applicatie kun je op korte termijn – zes tot acht weken – in de meeste essentiële behoefte voorzien. Dit zogenaamd minimal viable product (MVP) beschikt nog niet over alle functionaliteiten die je op termijn zou willen hebben. Eerst ga je deze versie met een select groepje klanten en medewerkers gebruiken om te toetsen of het daadwerkelijk brengt wat je verwachtte. Zo krijg je al snel meer zicht op het rendement op je investering. Daarmee kun je intern draagvlak creëren om meer functionaliteit te gaan toevoegen.

Nieuwsgierig naar procesoptimalisatie?

Benieuwd wat jij kunt besparen met een maatwerkoplossing? Neem vrijblijvend contact op met kopkoffie@ambrero.nl of bel met 085-0511989.

Frank van Essen