Online reserveringssysteem; Anticiperen op veranderingen in het onderwijs
Online reserveringssysteem; Anticiperen op veranderingen in het onderwijs

Online reserveringssysteem; anticiperen op veranderingen in het onderwijs

HKU studenten reserveren zelf en werken veilig binnen de corona-richtlijnen

Het uitbreken van het coronavirus vraagt veel aanpassingsvermogen. Zo ook van leerlingen, vakdocenten en bestuurders van de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU). Want met een reductie van 75% in capaciteit van de studentenwerkplaatsen hebben ze een probleem. Hoe speelt HKU in op de veranderende omstandigheden en met welk resultaat?

Het probleem

COVID-19 vraagt om vernieuwing op korte termijn

De HKU heeft 25 werkplaatsen, met bijbehorend materiaal en faciliteiten, op verschillende locaties. Dag in en uit zijn studenten bezig om te experimenteren en hun creatieve ideeën te realiseren. Het reserveren doen ze door even bij de balie langs te gaan of te bellen. Maar met de komst van het coronavirus, en hiermee een 75% afname van de hoeveelheid werkplekken, weet HKU dat het anders moet.

Ook inspelen op veranderingen?
Het onderzoek

Kiezen voor een online reserveringssysteem op maat gemaakt

Als eerste stap inventariseert Teije ter Maat, projectleider HKU, de wensen van de gebruikers en onderzoekt hij verschillende oplossingsrichtingen. Twee standaard ‘duizendpoot’ pakketten versus maatwerk software. HKU kiest voor de beste aansluiting op bestaande processen en de gebruikerswensen en laten een online reserveringssysteem op maat ontwikkelen. De doelstellingen van het project:

  • Studenten doen 80% van de reserveringen zelfstandig
  • Veilig werken binnen de corona-richtlijnen
  • Uniforme dienstverlening en informatievoorziening van de werkplaatsen
De oplossing

In drie stappen een werkplaats reserveren via de app

Ambrero krijgt van HKU de opdracht om in zeer korte tijd het reserveringssysteem te maken. De module verbinden we met de reeds bestaande mobiele app waarmee studenten materiaal reserveren. Hierdoor kunnen studenten met één keer inloggen een werkplaats boeken én materiaal lenen. Ze zien per werkplek wanneer er plaats is, kiezen de periode dat ze aan het werk gaan en reserveren.

De vraag vanuit HKU was last minute maar in slechts zeven weken stond er een oplossing die enthousiast is ontvangen. Al in vier weken hebben 25% van onze studenten massaal werkplaatsen geboekt via het nieuwe systeem. Met minder dan 10 vragen voor de support afdeling.

Teije ter Maat, projectleider HKU
Het resultaat

Online reserveringssysteem zorgt voor tijdswinst en beleving

Helder inzicht

Welke studenten komen er, wat gaan ze doen en hebben ze begeleiding nodig?

Tijdswinst

Het automatiseren van de reserveringen bespaart HKU ruim 60 uur per week.

Eénduidige communicatie

Het draagt bij aan de beleving van studenten ‘dit is één HKU en dit kan ik hier allemaal’.

Binnen vier weken na de lancering zijn er 3.250 reserveringen gedaan door studenten. Vijf maanden later is het aantal boekingen via het online reserveringssysteem ruim vervijfvoudigd. Doordat deze handeling bij de eindgebruiker is gelegd, kunnen de werkplaatsbeheerders zich bezig houden met kernzaken.

HKU online reserveringssysteem HKU online reserveringssysteem

HKU reserveringssysteem

  • ging live in 7 weken
  • heeft speciale aandacht voor privacy en AVG met diverse sets van ‘sanitizing rules’
  • gebruikt technieken als Greedy algoritme en Docker image deliverable
  • is gemaakt door het scrumteam Huub, Marielle en Erwin

Ook inspelen op veranderingen in het onderwijs?
Neem vandaag de eerste stap naar digitale voorsprong.

Bel ons direct op
085 019 7417 100% van onze klanten beveelt ons aan bij andere organisaties
Feedback Company

Casestudy ‘Reserveringsapp voor HKU’
Vraag nu gratis aan
Ambrero casestudy

HKU anticipeert op COVID-19 met online reserveringssysteem

Het uitbreken van het coronavirus vraagt veel aanpassingsvermogen. Zo ook van leerlingen, vakdocenten en bestuurders van de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU). Want met een reductie van 75% in capaciteit van de studentenwerkplaatsen hebben ze een probleem. In deze casestudy delen we hoe HKU inspeelt op de veranderende omstandigheden en met welk resultaat.

Je krijgt o.a. antwoord op:

  • Hoe onderzoekt HKU de verschillende oplossingsrichtingen
  • Wat is de werking van de reserveringsapp
  • Welke resultaten behalen ze hiermee
© 2005 - 2021     Ambrero Software BV • Algemene voorwaardenPrivacyverklaring
Klantwaardering