Business case; in 4 stappen naar goedkeuring

Je ziet dat bepaalde bedrijfsprocessen in je organisatie wel een optimalisatieslag kunnen gebruiken. Misschien is er veel ziekteverzuim of werken collega’s te veel over. Misschien duren trajecten langer dan nodig of zie je dat klanten ontevreden zijn. Software laten ontwikkelen kan een oplossing zijn. Dat vraagt om een business case. Hoe zorg je ervoor dat deze niet in een la belandt? Met dit stappenplan helpen we je op weg.

Hoe schrijf je een overtuigende business case?

Een goede business case richt zich zowel op het probleem als op de oplossing, om vervolgens een zo concreet mogelijk beeld te geven van het potentiële rendement. Een goede outline is als volgt:

  1. Beschrijf de aanleiding van de business case
  2. Beschrijf de voorbereidingen die je hebt getroffen
  3. Beschrijf het gewenste eindresultaat
  4. Beschrijf de oplossing die je adviseert

1. Beschrijf de aanleiding van de business case

Het is belangrijk om je lezer deelgenoot te maken van het probleem. Start daarom met het beschrijven van de probleemstelling. Wat is de aanleiding van je business case? Breng dat in kaart en benadruk de impact van het probleem voor de organisatie:

  • Gaat er veel tijd verloren door inefficiëntie?
  • Werken medewerkers veel over en stijgt het ziekteverzuim daardoor?
  • Liggen er kansen waardoor je het proces sneller of vaker kunt doorlopen? Dan kun je extra rendement of verhoging van de productie creëren.
  • Wil je foutkansen beperken? Om welke fouten gaat het? Wat zijn de gevolgen en de bijbehorende kosten?

Een goede manier om je lezer het probleem snel te laten doorgronden is om je probleemstelling te illustreren. Met bijvoorbeeld een procesflow creëer je een mooi situatieoverzicht, een helikopterview. Dat is een goede inleiding voor degene die je business case moet beoordelen. Daarna zoom je in op de processtappen.

  • Verwijs bijvoorbeeld naar een bepaalde processtap en illustreer waar de uitdaging of de kans ligt.
  • Maak een risicoanalyse op basis van de probleemstelling en maak de impact van de risico’s duidelijk. Gaat het bijvoorbeeld om ziekteverzuim? Als de situatie voortduurt, kan dat leiden tot langdurig verzuim. Dit brengt kosten met zich mee, niet alleen een aanzienlijk bedrag per ziektedag maar bovendien de kosten voor vervanging. Beschrijf dus welke risico’s er op dit moment zijn en welke effecten het aanhouden van de situatie heeft op de toekomst.

2. Beschrijf de voorbereidingen die je hebt getroffen.

Soms heb je maar één kans, dus zorg dat je goed beslagen ten ijs komt. Zo laat je zien dat je je in de materie hebt verdiept. Ter inspiratie een drietal punten:

  • Beschrijf bijvoorbeeld de uitkomsten van gesprekken met leveranciers.
  • Maak inzichtelijk welke inventarisaties je vooraf hebt gedaan.
  • Benoem de eisen die je stelt aan geselecteerde leveranciers.

3. Beschrijf het gewenste eindresultaat

Nu je het probleem en je verdiepingsslag duidelijk hebt geschreven kunt je naar de oplossing toe. Hoewel je de oplossing misschien nog niet helemaal helder voor ogen hebt kun je wel het rendement benadrukken:

  • Benoem de eisen die je stelt aan de uiteindelijke oplossing. Het liefst via heldere doelen en KPI’s aan de hand waarvan het resultaat inzichtelijk wordt.
  • Geef een eventuele fasering in de planning aan. Maak daarbij onderscheid tussen de minimale versie (het Minimal Viable Product) en de versie die je maximaal resultaat geeft.
  • Welke uitdagingen verwacht je? Dit kan zijn tijdens de lancering maar ook op langere termijn.
  • Hoe is de situatie na de implementatie van de nieuwe software? Neemt het ziekteverzuim af, verlopen processen soepeler, etc.

4. Beschrijf de oplossing die je adviseert

Op basis van bovenstaande stappen heb je voldoende motivatie op papier staan. Ga nu door naar het beschrijven van de oplossing. Het beste is om een advies uit te brengen voor een specifieke oplossing. Dat helpt de beoordelaar om ja of nee te zeggen. Beschrijf de oplossing in begrijpelijke taal, zonder technisch vakjargon zodat het advies helder is voor de beoordelaar.

Sluit daarna de aanvraag af met een kosten-/batenoverzicht waarbij je de directe kosten die de investering met zich meebrengt specificeert. Bij maatwerksoftware gaat dat vaak om een bandbreedte: wat zijn de minimaal en de maximaal verwachte kosten. Je weet de kosten namelijk nog niet exact.

  • Specificeer de interne inspanningen en kosten die gemaakt gaan worden.
  • Specificeer eventuele kosten in de toekomst, zoals bijvoorbeeld terugkerende kosten voor onderhoud.
  • Bereken het rendement van je software en de tijd waarin je de investering terugverdient.
  • Maak de kosten en het rendement visueel in een grafiek. Alle verwachte kosten kun je plotten op een tijdslijn. Hetzelfde kun je doen met het te verwachten rendement. Op het moment dat je die twee grafieken op elkaar legt, zie je in één oogopslag wanneer de investering is terugverdiend.

Een visie leidt tot akkoord op je business case

De collega’s die de investering beoordelen ervaren niet altijd de noodzaak ervan. Zorg daarom dat ze na het lezen van jouw business case een duidelijk beeld hebben van de toekomst. Wat is de rol van software hierin? Hoe draagt de optimalisatie bij aan de strategische doelstellingen van de organisatie? Waarom past deze oplossing zo goed bij ons? Een duidelijke visie zorgt voor goedkeuring van jouw aanvraag. En dan kan de innovatie beginnen!

Advies of input nodig voor je business case?

Kun je toch nog wel wat hulp gebruiken? Uiteraard adviseren we je graag! We bieden diverse workshops waarin we je helpen bij het opstellen van een productvisie, het schrijven van de user stories en het scherp krijgen van je Minimal Viable Product (MPV). In korte tijd heb je een duidelijk beeld van de software, de benodigde functionaliteit van het MVP en de daarmee gemoeide kosten.

Frank van Essen