Klantportaal voor automatiseren van garantie-aanvragen

Met een enorme tijdswinst; van ruim 20 minuten naar 30 seconden per aanvraag

AOC International Europe BV/MMD Monitors & Displays BV, die naam ken je misschien niet. Maar wel wat ze verkopen. MMD/AOC verkoopt namelijk wereldwijd LCD schermen, onder meer voor Philips. Toen de vraag naar schermen steeg, kwamen er ook meer aanvragen voor het verlengen van de garantie binnen. Op zich goed nieuws, want dit betekent extra omzet. Maar hierdoor werd de werkdruk structureel hoger. Zo hoog dat ze op zoek gingen naar een oplossing die op korte termijn te realiseren was.

Het probleem

Het handmatig verwerken van een standaard taak

De orderafdeling van MMD/AOC had veel tijd nodig om één garantie-aanvraag handmatig te verwerken; ruim 20 minuten. Deze taak is geen core business. Door gebrek aan tijd werd het pas aan het einde van een kwartaal uitgevoerd. Dit ging al geruime tijd gepaard met veel overuren. Een onwenselijke situatie.

Niet alleen intern, want voor de klant betekende deze handmatige verwerking dat de aanvraag erg lang duurde, gemiddeld anderhalve maand. Daarnaast leidde het tot flink veel emailverkeer tussen MMD/AOC en de klant, tot zo’n 12 e-mails per aanvraag. Kortom, het proces kon een stuk efficiënter én klantgerichter.

De opdracht aan Ambrero

Procesautomatisering voor interne en externe klanten

De opdracht aan ons was helder:

  • Procesautomatisering voor het verlengen van de garantie op de producten
  • Gebruikersgroepen zijn eigen orderafdeling en distributeurs

Hoewel er vooraf geen exacte doelstelling was bepaald, was tijdsbesparing een eerste uitgangspunt. Zoals Daniel Guerra, Deputy Operations Manager bij MMD/AOC, aangaf "Maak onze processen simpel en sneller." En dat is precies een vraagstuk waar we graag diep induiken om vervolgens praktisch op te lossen.

Onze oplossing

Een schaalbaar klantenportaal maken

Na de inventarisatiefase is het projectteam aan de slag gegaan. “We hebben een klantportaal ontwikkeld die toegankelijk is voor TPV zelf, maar ook hun klanten en distributeurs”, aldus Huub Koehorst, senior ontwikkelaar bij Ambrero. De distributeurs vullen nu slechts vijf velden in drie stappen, daarmee is de aanvraag gedaan. Het systeem mailt automatisch updates naar de klant en tevens zijn hun verkooporders te downloaden.

Het klantportaal biedt de orderafdeling van MMD/AOC de volgende voordelen:

  • overzicht van de aanvragen die nog open staan
  • klanthistorie
  • import functie
  • rapportage functie

In drie sprints is de deze schaalbare en high performance MVP ontwikkeld, wat gelijk staat aan zes weken.

Ook bedrijfsprocessen optimaliseren?
Het resultaat

Het projectresultaat; tijdsbesparing en verhoging van klanttevredenheid

"We wilden het project niet onnodig groot, en daarmee log, maken. Met deze gebruiksvriendelijk applicatie hebben we snel resultaat geboekt. Eigenlijk veel meer dan we hadden verwacht. Want niet alleen mijn afdeling heeft profijt van de implementatie, ook de serviceafdeling bespaart tijd met de komst van het klantenportaal. In totaal bespaart MMD/AOC 16 tot 20 uur per week. Deze tijdsbesparing geeft ons de ruimte om te voldoen aan de klantvraag én klanttevredenheid verder te verhogen", aldus Daniel Guerra, Deputy Operations Manager bij MMD/AOC

Tijdbesparing

De aanvragen worden 40 keer sneller verwerkt, dit zorgt voor enorme besparing in tijd en een verlaging van de werkdruk bij de orderafdeling.

Hogere klanttevredenheid

De klant zoekt informatie op in de applicatie en hoeft geen e-mails meer te versturen. Daarnaast wordt de garantie 15 keer sneller uitgegeven.

Datacontrole

De ingevoerde serienummers worden automatisch gecheckt op juistheid. De distributeur ziet dit direct in de webapplicatie.

Klantportaal voor het automatiseren van garantie-aanvragen Klantportaal voor het automatiseren van garantie-aanvragen

MMD/AOC..

  • had een looptijd van 6 weken voor opleveren van MVP
  • gebruikt technieken als Springboot, AB Framework, Postgress database, OWASP, Java HTML Sanatizer, Apache POI, Docker deployed, SaSS en JQuery
  • is gemaakt door het scrumteam Martijn, Huub, Pamela en Bart

Ook interesse in procesautomatisering?
Of wil je meer weten over klantportalen?

Bel nu met Bart Matthaei, mede-oprichter van Ambrero. Komt het nu niet uit? Laat dan gewoon je bericht achter.

Bart Matthaei Directie & sales

Bart Matthaei Directie & sales

Bart Matthaei

.. of laat je gegevens achter en wij nemen contact met je op.