Top 5 risico’s van maatwerk software

Maatwerk software kan je bedrijf een flinke stap vooruithelpen. Snellere processen. Minder handwerk. Blije gebruikers. Maar alleen als je de 5 grootste valkuilen op tijd ziet: budgetoverschrijding, een uitlopende planning, veiligheidsrisico’s, software zonder gebruikers en afhankelijkheid van één ontwikkelaar.

Hoe voorkom je budgetoverschrijding bij maatwerk software?

Je voorkomt budgetoverschrijding door vooraf scherp te kiezen wat de software als eerste moet doen. Leg die keuzes vast en bespreek elke nieuwe wens meteen met het ontwikkelteam.

De grootste boosdoener heet scope creep. Oftewel: onderweg komen er steeds kleine wensen bij.

“Kunnen we dit ook nog even toevoegen?”

Voor je het weet groeit een kleine uitbreiding uit tot een compleet nieuwe functionaliteit. En groeit je budget vrolijk mee.

Dat betekent niet dat je onderweg niets meer mag aanpassen. Integendeel. Nieuwe inzichten horen erbij, zeker met Scrum. De kunst is om samen keuzes te maken. Wordt onderdeel A groter? Dan versimpel je onderdeel B. Zo houd je grip op de investering.

Tips om binnen begroting te blijven:

• Onzekerheid verminderen; bouw eerst een complexe functionaliteit die je bij gebruikers wilt toetsen of een essentiële koppeling met bestaand systeem.
• Transparantie; bespreek iedere twee weken de gemaakte uren en wat er is opgeleverd.
• Bouw ruimte in; reserveer 10 tot 15% van je budget voor verrassingen. Die komen namelijk altijd voorbij.

Hoe voorkom je vertraging bij een softwareproject?

Je voorkomt vertraging door vanaf de start tijd vrij te maken voor overleg, keuzes en testen. Software bouwen vraagt namelijk ook tijd van jouw organisatie.

Kies iemand uit jouw organisatie die het bedrijf en de processen goed kent. Deze persoon bewaakt de prioriteiten, neemt snel beslissingen en vertaalt vragen naar het ontwikkelteam. In Scrum heet deze rol de Product Owner. Reken ideaal gezien op één dag per week voor overleg en het beantwoorden van vragen.

Betrek daarnaast gebruikers om de software te testen na elke oplevering van een nieuw deel. Vaak is dat elke twee weken. Zo blijven vragen klein, keuzes helder en verbeteringen lekker op tijd.

Tips voor bouwen zonder vertraging:

• Plan realistisch; houd rekening met vakanties, feestdagen en mogelijke vertragingen. Vertrouw het ontwikkelteam op hun ureninschatting per functionaliteit.
• Reserveer tijd; houd rekening met 8 uur per week voor de Product Owner en 1-2 uur voor andere betrokkenen.
• Hechte samenwerking; zie je softwarepartner als onderdeel van je team. Samen kom je sneller verder.

In de praktijk

We bouwen regelmatig software voor semi-overheid. Organisaties die moeten voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving vanuit ministeries, zoals bij Schuldenwijzer . Dan schuift de deadline niet op. Op de ingangsdatum moet de software werken.

Daarom starten we klein, leveren we iedere twee weken werkende software op en maken we risico’s vroeg inzichtelijk. Samen met de klant kiezen we steeds wat nú nodig is. Soms parkeren we een goed idee bewust voor later. Liever op tijd live met de juiste basis dan te laat met alles erop en eraan.

Hoe bescherm je data bij maatwerk software?

Veiligheid en bescherming van persoonsgegevens horen vanaf dag één onderdeel van je project te zijn. Niet vlak voor de oplevering.

Je beschermt je data door je ontwikkelaar te vragen hoe de applicatie voldoet aan de AVG. Denk aan Privacy by Design en Privacy by Default. Laat je de software voor een kritische bedrijfsfunctie bouwen? Dan geeft een onafhankelijke security-audit of pentest extra zekerheid.

Zo verklein je het risico:

• Bouw volgens de AVG-richtlijnen.
• Laat de software testen met een audit of pentest.
• Houd de applicatie up-to-date. Verouderde software vormt vaak het grootste risico.

Hoe voorkom je dat maatwerk software niet aansluit op de praktijk?

De mismatch met de werkvloer voorkom je door gebruikers vanaf het begin te betrekken. Zij weten precies waar processen stroef lopen en waar tijd verloren gaat.

Kies daarnaast een ontwikkelpartner die jouw applicatie in Sprints oplevert. Elke twee weken een werkend deel. Dan kunnen gebruikers direct testen en feedback geven. Zo stel je prioriteiten bij op basis van nieuwe inzichten, en raken je eindgebruikers enthousiast over de nieuwe software.

Tips voor software die perfect past:

• Werk met een prototype of MVP: (Minimum Viable Products.) een eerste werkende versie met alleen de belangrijkste functies.
• Test na elke oplevering. met de eindgebruikers.
• Kies voor een doordachte architectuur. en een modulaire opbouw van je applicatie. Dat maakt uitbreiden later veel eenvoudiger.

In de praktijk

Bij onze Inventarisatie workshop betrekken we niet alleen managers en projectleiders. Juist de mensen op de werkvloer schuiven aan. Zij weten waar het proces hapert, welke olifantenpaadjes nu gebruikt worden en welke functionaliteit het verschil gaat maken.

Vaak doen we al vóór de eerste regel code een gebruikersonderzoek. Zo bouwen we niet op aannames, maar op gedrag uit de praktijk. Dat voorkomt dure verrassingen later.

Hoe voorkom je vendor lock-in bij maatwerk software?

Je voorkomt vendor lock-in door vooraf vast te leggen dat jij het intellectuele eigendom hebt over de broncode en documentatie. Zo zit je niet vast aan één leverancier voor onderhoud of uitbreiding.

Wil je extra zekerheid? Kies dan voor een escrow-overeenkomst. Een onafhankelijke partij bewaart dan de broncode. Valt je softwarepartner weg, dan kun je toch verder met je applicatie.

Kies ook voor open standaarden en veelgebruikte technologieën. Dan houd je de vrijheid om later verder te bouwen, ook als je ooit van ontwikkelpartner wisselt.

Hoe bouw je eigen software zonder verrassingen?

Onderzoek laat zien dat grote softwareprojecten vaker mislopen dan kleine. Daarom starten wij liever klein, testen we vroeg en sturen we continu bij. Dat levert minder risico op en vooral betere software.

Heb je plannen voor een maatwerk applicatie? Dan wil je deze 5 risico’s vooraf op je netvlies hebben.