Top 5 risico’s van maatwerk software

Maatwerk software is een krachtig hulpmiddel om efficiënter te werken en je dienstverlening te vernieuwen. Maar zonder uitdaging geen succes! Daarom voor jou: de top 5 maatwerk software risico’s en hoe je deze vermijdt!

Financiële risico’s: hou je budget onder controle

Budgetoverschrijding is een bekend risico bij maatwerk software. Dit gebeurt vaak door onrealistische schattingen, onverwachte complicaties of extra wensen. Voorkom dit door samen met je ontwikkelaar een helder plan en duidelijke afspraken te maken.

Scope creep, de geleidelijke uitbreiding van je project, is vaak de oorzaak van budgetoverschrijding. Last-minute verzoeken -‘een kleine aanpassing’- van jouw directie of klant zorgen voor extra features en een groter budget. Voorkom dit met een duidelijke projectscope. Dit bevat concrete doelstellingen en deliverables die hieraan bijdragen.

Kun je dan tussentijds niets aanpassen? Zeker wel. Scrum, een veelgebruikte ontwikkelmethode, is juist flexibel en gericht op voortschrijdend inzicht. Soms worden onderdelen groter dan verwacht, maar door iets anders te versimpelen, blijf je binnen budget.

Tips om binnen begroting te blijven:

• Onzekerheid verminderen; door complexe functionaliteit die je bij gebruikers wilt toetsen of een essentiële koppeling met bestaand systeem eerst te bouwen.
• Transparantie; neem tweewekelijks met het ontwikkelteam de gemaakte uren en opgeleverde functionaliteit door. Zo hou je iedereen aangehaakt.
• Bouw ruimte in; neem 10-15% op in jouw budget voor onvoorziene kosten.

Maatwerk software risico: planning

Een project dat uitloopt verstoort je bedrijfsvoering of vertraagt je inkomsten. Je hebt hier zelf invloed op door tijd te reserveren voor het softwareproject. Benoem een Product Owner die jullie behoefte vertaalt richting het ontwikkelteam. Hij werkt nauw samen met hen, is onderdeel van planning-meetings, demo’s en beantwoordt vragen. Ook moet hij beschikbaar zijn voor vragen. Reserveer hiervoor zo’n één dag per week.

Tips voor een soepel tijdspad:

• Plan realistisch; houd rekening met vakanties, feestdagen en mogelijke vertragingen. Vertrouw het ontwikkelteam op hun inschatting van de tijd per functionaliteit.
• Reserveer tijd; houd rekening met 8 uur per week voor de Product Owner en 1-2 uur voor andere betrokkenen.
• Hechte samenwerking; zie de ontwikkelaar als partner. Wees open, betrokken en houd zo grip op de voortgang.

Veiligheidsrisico’s: bewaak je data

Datalekken en diefstal is een kostbaar risico door de boetes en imagoschade. Daarom is het belangrijk dat je software veilig is, en voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vraag je ontwikkelaar welke veiligheidsrichtlijnen ze toepassen in je project en schakel eventueel een onafhankelijke auditor in om deze te toetsen.

Tips voor veilige software:

• Vraag je ontwikkelaars om rekening te houden met de basis van AVG, zoals Privacy by Design en Privacy by Default.
• Overweeg een externe audit of pentest om de veiligheid te controleren.
• Regel het onderhoud en updaten van je applicatie; beveiligingslekken ontstaan vaak in verouderde software.

Maatwerk software risico: teleurstelling

Niets is frustrerender dan software die na de oplevering niet doet wat je verwacht. En wat als je bedrijf groeit? Betrek gebruikers in een vroeg stadium om dit te voorkomen. Laat ze al meedenken bij het beschrijven van huidige processen en werkwijzen. Vraag hen wat er beter kan en wat ze nu missen.

Kies daarnaast een ontwikkelpartner die jouw applicatie in Sprints oplevert, bijvoorbeeld iedere twee weken. Zo geef je eindgebruikers de ruimte om de software te testen en verbeteringen voor te stellen. Hierdoor kun jij je prioriteiten bijstellen op basis van nieuwe inzichten, en raken je eindgebruikers enthousiast over de nieuwe software.

Tips voor software die perfect past:

• Werk met prototypes en MVP’s (Minimum Viable Products.) Zo kun je vroegtijdig bijsturen.
• Test delen van de software bij elke oplevering. Betrek hierbij ook eindgebruikers voor praktische feedback.
• Wees alert op een doordachte architectuur en een modulaire opbouw van je applicatie. Hiermee zijn uitbreidingen en aanpassingen makkelijk te realiseren.

Maatwerk software risico: afhankelijkheid

Vendor lock-in betekent dat je afhankelijk bent van één softwareontwikkelaar voor aanpassingen en onderhoud. Dit kan problematisch zijn als de relatie met de ontwikkelaar verslechtert of als je softwarepartner stopt. Om dit risico te vermijden, is het essentieel dat je eigenaar bent van je broncode en de documentatie. Eventueel kun je de broncode en documentatie laten vastleggen in een escrow-overeenkomst. Dit geeft je toegang tot de code als er iets misgaat.

Tips om afhankelijkheidsrisico te verkleinen:

• Kies voor open standaarden en veel gebruikte technologieën.
• Laat de broncode van jouw applicatie vastleggen.
• Maak afspraken over het eigendom van de code. In de ideale situatie heb jij het intellectuele eigendom, niet de ontwikkelaar.

Risico’s van maatwerk software minimaliseren

Wil je de risico’s verder verkleinen? Zet je doel van de software op scherp en kies een concrete en transparante softwarepartners. Denk aan een offerte met investering per functionaliteit, duidelijke afspraken vooraf en openheid over wat er wordt ontwikkeld en wanneer.

Met deze aanpak houd je de controle, bescherm je je investering en zorg je dat de software doet wat het moet doen: jouw bedrijf vooruit helpen.