Eigen software geeft je een voorsprong op de concurrentie

Er zijn ondernemers die een eigen pad kiezen en voorop lopen. Eigengereide mensen met een duidelijke visie. Raymond Berghuijs, directeur-eigenaar van Rollebol Kindercentra, is zo’n ondernemer. Hij oogt ontspannen en zeker, in het hoofdkantoor in de binnenstad van Alkmaar. Raymond heeft er bewust voor gekozen om eigen software te laten maken. Een keuze die ook onzekerheid met zich meebrengt. We zijn benieuwd waarom hij vol overtuiging heeft gekozen voor het laten maken van software op maat. Lees zijn beweegredenen in dit interview.

Onderscheidend vermogen borgen met eigen software

Van oudsher werkt Rollebol Kindercentra met eigen software. Niet elke kinderopvang kiest hiervoor, er zijn immers ook standaard pakketten op de markt. Vanwaar de keuze voor eigen software? “Wij hebben een visie over hoe we staan in de markt. Rollebol is een organisatie die maatwerk biedt aan klanten. Die klantgerichte houding vraagt om een bepaalde inrichting van onze bedrijfsprocessen. Als voorbeeld; we waren het eerste kindercentrum met flexibele opvang, een sport B.S.O. (buitenschoolse opvang) en de mogelijkheid om zwemlessen te volgen via ons. Daar heb je software voor nodig die het mogelijk maakt om deze processen in te regelen. En die hiermee ons onderscheidend vermogen borgt.”, aldus Raymond Berghuijs

“Als je echt onderscheidend wilt zijn, toegevoegde waarde wilt leveren dan moet je dat van binnenuit een organisatie doen. Dat betekent dat je processen, het team en de ondersteunende middelen ook als zodanig moet inrichten.”

Software op maat laten maken; toekomstbestendig en in de cloud

Voorop lopen betekent ook continue vernieuwen. En dat gold ook voor het verouderde systeem van Rollebol. De software was, mede door de programmeertaal waarin het was geschreven, moeilijk te onderhouden. Ook was het niet webbased waardoor het team moest werken vanachter een desktop computer. En er waren ideeën over het verbeteren van de functionaliteit. Tijd om opnieuw software op maat te laten maken.

De eerste stap in dit traject was om de uitgangspunten voor de software te bepalen, zoals:

  • Intellectueel eigendom
  • Moderne programmeertaal, makkelijk onderhoudbaar
  • Webbased applicatie

Raymond geeft aan; “Voorafgaand aan het traject hebben we ook het budget voor het laten maken van de software bepaalt. Waarbij we zijn uitgegaan van een langere terugverdientijd ten opzichte van standaard software.”

Kiezen van een softwarebedrijf op gevoel en vertrouwen

De volgende stap is het kiezen van een leverancier. Raymond geeft aan dat het als opdrachtgever heel lastig is om te beoordelen welke partij je moet hebben en hoe deze het uiteindelijk zal doen. “Je kent niet alle mogelijkheden en je kunt jouw bedrijfsprocessen niet tot in detail uitschrijven. En je weet niet exact wat je krijgt. Deze keuze brengt onzekerheid met zich mee.”

“De ISO certificering van onze kinderopvang geeft richtlijnen voor selectiecriteria. Dat is handig maar Je zoekt ook iemand waar je voor langere tijd goed mee kunt samenwerken”. Andere punten die voor Raymond meewegen bij het kiezen van een leverancier:

  • Kwaliteit van het werk
  • Helderheid van offertes
  • Afspraken nakomen, onderlinge communicatie
  • Commitment aan beide zijden

“We hebben verschillende partijen gesproken en de overtuigingskracht zat voor ons in gevoel en vertrouwen. Dat is net als wanneer er een ouder bij ons binnen komt voor opvang, je kunt alles voor elkaar hebben maar als het gevoel van vertrouwen er niet is dan gaat het niet werken. Bij het laten maken van eigen software kun je ook niet alles dichttimmeren. Maar als er sprake is van een goed gevoel en vertrouwen in de mensen die de klus gaan klaren dan durf je het aan. In Ambrero vonden we de partij om voor een langere tijd mee samen te werken”, aldus Raymond Berghuijs.

Nauwe samenwerking en controle op de koers

Dan begint het avontuur pas echt. Bij de start van het ontwikkelproces heeft Rollebol een team opgesteld vanuit alle lagen van de organisatie, van keukenhulp tot groepsleidster. Samen met deze collega’s zijn de gebruikerswensen in kaart gebracht. Met als bijkomend voordeel dat er direct draagvlak voor het nieuwe systeem ontstond.

De route naar de eigen software is afgelegd op basis van Scrum, waarbij het ontwikkelteam en de stakeholders van Rollebol nauw hebben samengewerkt. Raymond: “Met Scrum zit je elke twee weken bij elkaar. Zo houd je controle op de koers, je ziet of ieder elkaar begrijpt, je bepaalt samen de vervolgstappen en weet ook welke impact dit heeft op de kosten.”

“Je merkt dat Ambrero gebaat is bij een goede klantrelatie. Ambrero focust op lange termijn en dat werpt meer vruchten af dan korte klappen met snel gewin.”

De impact van eigen software op de organisatie

En levert de keuze om software op maat te laten maken ook het beoogde resultaat? Met inachtneming van de inspanning die het vraagt van de opdrachtgever, het vertrouwen en de ontwikkeltijd. Het antwoord van Raymond komt snel en is overtuigend; ja! “Deze eigen webapplicatie stelt Rollebol in staat om echt voorop te lopen, voor de concurrentie uit. De wendbaarheid van onze organisatie is gegroeid; we kunnen in korte tijd een nieuwe vestiging optuigen, contracten aanpassen en nieuwe diensten implementeren. Hierdoor kunnen we nog klantgerichter werken.”

“Ook betekent de software een verbetering van alle onze werkprocessen. Hiermee zijn er middelen vrij gekomen om extra kwaliteit te leveren. Bijvoorbeeld voor de collega’s op de groepen, zij besteden liever tijd aan kinderen dan aan andere dingen. De reacties op het nieuwe managementsysteem zijn door de hele organisatie heen erg positief. Missie geslaagd!”

Wil je ook voorop lopen?

Het is niet voor iedereen. Maar voor de mensen die op zoek zijn naar verandering en innovatie is software op maat laten maken een interessante optie om te onderzoeken. We gaan graag met je op verkenning naar kansen voor jouw organisatie. Zet vandaag nog de eerste stap naar innovatie en bel ons voor vrijblijvend advies.

Elisa Kossen