Reserveringssoftware hoger onderwijs: bij twijfel toch doen

In eerste instantie twijfelen ze over de aanschaf van reserveringssoftware voor hun studenten. Judith Kroon, Hoofd Bedrijfsvoering bij de Gerrit Rietveld Academie, vertelt waarom ze over deze onzekerheid heen zijn gestapt. Want sinds de start van dit schooljaar worden alle kunstwerkplaatsen geboekt door de studenten zelf. En dat levert meer op dan alleen een strakke planning…

De impact van Covid-19 op hoger kunstonderwijs

Studenten uit de hele wereld ontwikkelen zichzelf in beeldende Kunst en vormgeving aan de Gerrit Rietveld Academie . Met de komst van Corona mogen nog maar 50% van hen tegelijk in de school aanwezig zijn. En dat heeft ook gevolgen voor de beschikbaarheid van werkplaatsen waar er, onder begeleiding, wordt gewerkt aan kunstprojecten. Nu studenten minder tijd op school zijn en er minder werkplekken beschikbaar zijn, ontstaat de noodzaak voor reserveringssoftware.

Outlook als eerste stap naar de oplossing

De onvoorziene situatie omtrent COVID-19 vraagt om snel handelen. Judith Kroon vertelt dat Outlook hun eerste oplossing is voor het planningsprobleem. En dat levert verschillende voordelen op:

  • Meer tijd voor het begeleiden van studenten
  • Mogelijkheid tot het spreiden van reserveringen en werk

Helaas is met deze oplossing de beschikbaarheid niet inzichtelijk voor de student. En dat levert klachten op. Gelukkig dient in hetzelfde schooljaar een volgende stap naar reserveringssoftware zich aan.

Definitieve oplossing: waarom moeilijk doen als het samen kan

De noodzaak om afspraken te plannen met studenten in de werkplaatsen speelt ook bij andere kunstacademies. “We kregen de reserveringsapplicatie te zien van Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU). Een systeem dat ontwikkeld is om dit specifieke probleem op te lossen. We waren enthousiast over het gebruikersgemak van de applicatie en het leek te voorzien in onze aanvullende wensen wat betreft de Outlook reserveringssoftware.

We hebben vervolgens contact opgenomen met Teije ter Maat, projectleider bij HKU en medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling van de applicatie. En zijn door HKU in de gelegenheid gesteld om het raamwerk van de applicatie te gebruiken. Dit werd de basis voor inrichting van de reserveringssoftware specifiek voor de Rietveld Academie.”

Hoe krijgt de Rietveld Academie alle gebruikers mee

Waarom twijfelt Judith, ondanks de voordelen van de reserveringssoftware, over de aanschaf? Ze vertelt: “Op onze school is autonomie erg belangrijk. We werken vanuit een platte organisatie waarbij een grote mate van vrijheid en verantwoordelijkheid aan medewerker wordt gegeven. Dat is belangrijk voor de werkplaatsbeheerders maar heeft ook verschillende manieren van werken tot gevolg’.

Dus hoe krijg je alle collega’s mee in een éénduidige werkwijze?

“Daar heb ik samen met mijn projectteam goed naar gekeken. Want het succes van deze reserveringssoftware wordt bepaald door de mate van het gebruik. En daarbij gaan we voor 100%.”

Om de gebruikers mee te krijgen organiseert het projectteam:

  • Inloopspreekuren voor vragen van werkplaatsmedewerkers
  • Gebruikershandleidingen voor medewerkers en studenten
  • Instructies voor de werkplaatsbeheerders bij het leren kennen van de software
  • Ophalen van feedback en wensen voor extra functionaliteit

 

Ambrero reserveringssoftware voor hoger onderwijs - projectteam van de Gerrit Rietveld Academie

Projectteam van de Gerrit Rietveld Academie – vlnr Niels Albers, Chango Eersel, Judith Kroon en Sarah Arnolds

Wat levert de reserveringssoftware de kunstacademie op

“Sinds begin van dit studiejaar is de app live en we zijn er zeer positief over. We krijgen complimenten van onze studenten over de inzichtelijkheid en het gebruikersgemak. De werkplaatsbeheerders kunnen goed met het systeem uit de voeten en denken mee over de kansen die de applicatie biedt. Zo is het nu ook mogelijk om een werkplaats uit te plannen en werken we aan de mogelijkheid van een minimale reserveringstijd toekennen per faciliteit.

De reserveringssoftware zorgt voor meer rust en focus in begeleiding van de student. Daarnaast voldoet het aan hun wens, namelijk zicht op de beschikbaarheid van de verschillende werkplaatsen.”

Projectresultaat in het kort:

  • Inzicht in beschikbaarheid
  • Betere begeleiding van studenten, aangepast op de vraag & planning
  • Tijdswinst door communicatie via het systeem

Meer resultaat waar studenten & collega’s blij mee zijn

“Met dit systeem is het, voor studenten en collega’s, heel zichtbaar welke mogelijkheden we als kunstacademie bieden. Namelijk 22 werkplaatsen waar studenten werken met eindeloos veel technieken, machines en materialen. En dit laten we zien in de reserveringssoftware met informatie en foto’s. Daarnaast verwijzen we in de app ook door naar ons intranet, voor meer informatie. Dat sluit heel mooi aan op elkaar: fijn voor onze communicatie naar studenten en collega’s!”

Dit systeem ondersteunt wat we belangrijk vinden in onze werkplaatsen; autonomie en aandacht voor onze studenten.

Judith Kroon, Hoofd Bedrijfsvoering aan de Gerrit Rietveld Academie

Reserveringssoftware: cijfers & feiten

VuMC

Ontwikkeltijd 8 weken

VuMC

Projectteam Judith , Sarah, Niels en Chango van de Rietveld Academie; Huub, Sebas, Erwin en Bart van Ambrero

VuMC

Livegang 16 september 2021

VuMC

Gebruikers 1e maand 73% van gebruikers boekt ruim 1.900 reserveringen

VuMC

Gebruikersvriendelijkheid nagenoeg geen vragen vanuit de studenten

Ook software voor hoger onderwijs laten ontwikkelen?

Covid-19 heeft het hoger onderwijs genoodzaakt om vernieuwing te versnellen. Ook heeft meer urgentie gegeven aan trends die al aan de gang waren, zoals toenemende focus op de Student Journey en flexibilisering. Helaas blijkt in de praktijk dat standaard software niet toereikend is voor het hoger onderwijs. Ambrero heeft met de Gerrit Rietveld Academie en de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht de meest efficiënte ondersteuning van hun onderwijsprocessen ontwikkeld. Hun referenties vind je hier.

Wil je weten wat de toepasbaarheid is voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op.

 

Elisa Kossen
Over de auteur

Marketing & Communicatie specialist

  • +31 (0)88 26 27 301

Mis niets meer!

Ontvang inside informatie over software innovatie in je mailbox. Meld je aan en krijg The innovator’s book cadeau.

Ambrero cadeau

Bedankt! Wil je ook het kado ontvangen? Vul dan je adres in, zodat we het kunnen opsturen. Zolang de voorraad strekt.

Bedankt!

Houd je brievenbus in de gaten.

Vond je dit interessant? Ontdek meer!

Lees meer over deze onderwerpen

Software ontwikkeling Development

Software ontwikkeling voorop lopen in de markt

Wil je snel vooruit met je organisatie? Innoveren met software ontwikkeling is de manier om dit te realiseren. Maar eigen software laten maken brengt ook onzekerheid en lastige keuzes met zich mee. Hoe lang duurt het en wat krijg je uiteindelijk?

Meer info
Nu zijn we nieuwsgierig naar jou. Waar wil jij heen?
Neem contact op

Bel ons direct op
088 262 7376 100% van onze klanten beveelt ons aan bij andere organisaties
Feedback Company

© 2005 - 2021     Ambrero Software BV • Algemene voorwaardenPrivacyverklaring
Klantwaardering