Papierloos werken bij Nijdra: de kracht van digitalisering

Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) nam 71 % van de Nederlandse bedrijven in 2023 één of meer digitaliseringsinitiatieven. Hun doel? Het verhogen van de productie en efficiëntie. Tegelijkertijd hebben Nederlandse bedrijven inmiddels ruim twee derde van hun processen in een digitaal jasje gestoken (bron Visma Digitaliseringsindex). Ruim de helft denkt zelfs binnen nu en vijf jaar alle processen binnen het bedrijf te digitaliseren.

Digitalisering is essentieel voor elk modern en efficiënt bedrijf. Het bespaart papier en veel handwerk. Vooral bedrijven met complexe diensten, producten of processen plukken hier de vruchten van door grotendeels papierloos te werken.

Ontdek in dit artikel hoe hightechbedrijf Nijdra stappen zet naar een papierloze toekomst. Wat veranderde en verbeterde er? Laat je inspireren door Nijdra’s reis naar efficiënte en duurzame bedrijfsprocessen.

Van traditioneel familiebedrijf naar hightech pionier

Nijdra Group is een toeleverancier van fijnmechanische onderdelen en mechatronische modules. Het in 1947 opgerichte familiebedrijf richt zich vooral op de hightech-industrie en ontzorgt opdrachtgevers op het vlak van co-engineering, productie en assemblage. Nijdra combineert betrouwbaarheid, moderniteit en veel technische knowhow met toegankelijkheid en een open houding.

“In onze machinefabrieken zie je geen mannen met overalls die onder de smeerolie zitten. In plaats daarvan tref je een maagdelijk witte vloer en mensen met labjassen aan. Je waant je bijna in een F1-fabriek. We maken ook gebruik van robotisering en geavanceerde filter- en klimaatbeheersingssystemen. Kortom, we combineren de traditionele waarden van een familiebedrijf met de modernste technologie”, vertelt Koen Zuidema, Change Manager bij Nijdra.

Processen digitaliseren en papierstapels verkleinen

Er waren verschillende redenen waarom Nijdra besloot om serieus werk te maken van digitalisering. Zo nam het bedrijf een nieuw ERP en DMS in gebruik. Daarnaast wilde Nijdra af van de hoge stapels papier die menig bureaubakje bevolkten. Elk proces ging gepaard met veel papieren documentatie. Denk aan:

• Offertes, inclusief technische tekeningen
• Aansturen van productie met papieren werkorders
• Autorisatie van productiegerelateerde- en kostenfacturen

Steeds was er een stapeltje papieren nodig om een stap verder te komen in het proces. Papier dat bovendien niet altijd actuele informatie bevatte. Het geschuif met papier zorgde voor een (te) lange doorlooptijd van processen, maar was ook geen toonbeeld van duurzaamheid. “Wie heeft de offerte?”, was een vraag die geregeld door het kantoor schalde.

Aan Koen en zijn collega’s de opdracht om processen te digitaliseren en de afhankelijkheid van papier te verminderen. “Gelukkig zit vernieuwen in ons DNA. We hebben een platte organisatiestructuur met veel ruimte voor creativiteit. We profiteren ook van de goede en originele ideeën die jonge medewerkers aandragen”, vertelt Koen. Hij stuurde en organiseerde het digitaliseringsproces bij Nijdra.

De sleutel tot succes: behoeften en processen doorgronden

Essentieel bij digitaliseren en papierloos werken is het begrijpen van het proces waarin documenten een rol spelen. Documenten zijn vaak meer dan alleen informatiedragers. Een stukje papier is vaak een trigger om actie te ondernemen. Ligt er ’s ochtends een stapeltje papieren op iemands bureau? Dan weet die persoon welke taken die dag op hem wachten. Het papier dient als activator. Papier kan ook een autorisatiemiddel zijn. Het geeft iemand toestemming om een handeling uit te voeren of door te gaan naar de volgende stap in een workflow.

Wil je een proces digitaliseren en papierloos werken? Dan is het allereerst van belang om te bepalen welke rol een specifiek document precies speelt in een bedrijfsproces. Alleen als je dit goed op het netvlies hebt, kun je succesvol digitaliseren.

Zo pak je papierloos werken aan

Hoe pakt Koen het digitaliseren en papierloos maken van processen binnen Nijdra aan? “Ik bepaal eerst de rol van een document met een SIPOC-analyse. SIPOC staat voor supplier, input, process, output en customer. De eerste stap is het identificeren van de processen waarbij het document betrokken is. Ik giet die van boven naar beneden in een lijst. Dit helpt bij het in kaart brengen van de levenscyclus van het document, van het aanmaken tot het opslaan in het archief. Door gebruik te maken van value stream mapping zie je gelijk of processen meerwaarde hebben.”

Documenten printen voegt in essentie niets toe. Het enige dat je doet, is een verouderde informatiedrager creëren.

Koen Zuidema, Change Manager bij Nijdra Group

Vervolgens identificeer je de personen die input aan het document geven en de personen die er informatie uithalen. Dit geeft inzicht in wie betrokken is bij het document en welke rol zij spelen. Je ziet meteen of er processen zijn zonder ‘customer’. Die voer je dus eigenlijk voor niemand uit. Naast het koppelen van personen en processen aan documenten, mat Koen ook de effectiviteit van processen. Hij zocht manieren om een beter resultaat te behalen met minder stappen en een kortere doorlooptijd.

Digitaliseringstraject naar papierloos werken in stappen

Stapsgewijs ziet deze transformatie bij Nijdra er als volgt uit:

1. De rol van een document bepalen met een SIPOC-analyse.
2. Vaststellen of processen meerwaarde hebben via value stream mapping.
3. Bepalen wie input levert aan en waarde haalt uit een document.
4. Processen ‘zonder klant’ en zonder meerwaarde uitfaseren of aanpassen.
5. Een oplossing voor het overgebleven proces implementeren.
6. Reflecteren en zo nodig bijschaven.

“Een oplossing vind je in ERP of DMS maar soms is hier een stuk maatwerk voor nodig”, vult Koen aan.

Afscheid van de papierstapels

Het slim en succesvol digitaliseren van processen bij Nijdra Group zie je terug in het vernieuwde offertetraject. Voorheen speelde de papieren offerte met alle technische details een hoofdrol. Deze offertes trokken van afdeling naar afdeling: van verkoop naar engineering, dan naar inkoop en terug naar verkoop.

Papierstapels groeiden op bureaus, wat werknemers aanzette tot actie. “Je zag aan de papierstapel hoe druk iemand het had,” zegt Koen. “Deze stapels toonden duidelijk de knelpunten in ons werk. We volgden papieren sporen, één voor één, in plaats van alles tegelijk aan te pakken.”

Proces digitaliseren: een slimmer offertetraject

In de nieuwe aanpak volgt het hele offerteproces geautomatiseerde en digitale workflows. Weg met het handmatig afvinken op papier; elke stap is nu slim geautomatiseerd. Moet iemand aan de slag? Dan popt er meteen een notificatie op, geen berg e-mails of papieren meer. Een klik op de takenlijst op je bureaublad ontsluit alle nodige info, tekeningen en notities – alles direct en up-to-date, in plaats van een verouderde papieren informatiedrager.

Waar voorheen data gescheiden aankwam en via Excel bewerkt werd, bundelt nu alles automatisch. Een dashboard maakt alle taken en informatie inzichtelijk, altijd actueel. Het DMS automatiseert en digitaliseert het goedkeuringsproces voor kosten en facturen. Dankzij de meervoudige authenticatie ben je er zeker van dat alleen bevoegde personen documenten digitaal ondertekenen.

“We bootsen het bekende traject digitaal na, maar dan sneller, met minder kans op missers. Zo elimineren we wat het proces kan dwarsbomen. En ja, dat loont. De doorlooptijd van aanvragen voor complexe machines met veel onderdelen is met twee weken verkort,” aldus Koen.

Tegen heilige huisjes schoppen

Vertrouwde processen veranderen roept natuurlijk weerstand op. Je schopt tegen heilige huisjes. Maar mensen wennen aan verandering als ze de voordelen ervaren.

Goed verandermanagement is volgens Koen dan ook essentieel. “Een leuk voorbeeld hiervan is het creëren van veranderbereidheid in het bedrijf. Ik herinner me nog een meeting waar mijn procesverbeterteam een kick-off had georganiseerd voor verschillende proceseigenaren en managers. Na een presentatie van de voorlopige planning, met een nadruk op samenwerking en input van de proceseigenaren, sloot een van deze proceseigenaren af met ‘ik wens jullie veel succes’. Los van de komische reactie van alle aanwezigen, liet dit goed zien dat een proces digitaliseren ook een sterk menselijke dimensie heeft.”

De beste manier om mensen mee te krijgen in het digitaliseringsproces

“Betrek proceseigenaren en mensen op de werkvloer bij de veranderingen. Maak ze deelgenoot. Zij kennen het proces en leveren de beste ideeën. Mijn taak is organiseren en realiseren. En vergeet niet om successen te vieren. Dat versterkt het teamgevoel en creëert een goede basis voor continu verbeteren. Het is belangrijk om in die cyclus te blijven en je voortdurend te blijven afvragen wat nog beter kan”, besluit Koen.

Tips voor de transformatie naar papierloos kantoor

Samengevat pak je het digitaliseren van een proces en de transformatie naar papierloos werken effectief aan met de volgende tips:

1. Breng het proces in kaart; wat is de functie van het papier?
2. Bepaal de voorwaarden om te kunnen digitaliseren. Maak het niet te moeilijk, een eenvoudige verbetering geeft al resultaat.
3. Pak veelomvattende processen structureel aan met: Define, Measure, Analyse, Improve en Control (DMAIC); Zo maak je verbeterslagen inzichtelijk en bevorder je continu verbeteren.
4. Voer pilots uit en doe dat samen met je collega’s.
5. Vier verbeteringen!

Ook papierloos werken?

Nijdra toont hoe je processen succesvol digitaliseert. Sommige bedrijven kiezen ervoor om hun processen en voorwaarden voor digitalisering methodisch in kaart te brengen, andere bedrijven doen het meer op basis van experimenten. Uiteindelijk is het digitaliseren maatwerk: kies een methode die past bij je organisatie, sector en cultuur. Betrek ook de eindgebruikers in je visievorming.

Ambrero kan je hierbij prima helpen. Inlevingsvermogen is namelijk onze kracht. Dankzij onze ervaring en expertise loodsen we jou door de voorbereidings- en selectiefase heen. Hoe? Door goed te kijken naar je unieke processen en verbetermogelijkheden en de software te ontwikkelen die optimaal aansluit bij jouw digitaliseringsproject.