Leiderschapsteam voor autonomie op strategisch niveau

In de vorige blog lees je hoe iedereen binnen Ambrero via Squads bijdraagt aan de groei van ons bedrijf. Maar wie geeft de strategie vorm bij zelfsturende teams? En hoe is dat geregeld? Hier doen we dit met een Leiderschapsteam en consent besluitvorming. Lees er alles over en laat je inspireren.

Leiderschapsteam versus managementteam

Het Leiderschapsteam (LT) is de plek waar alle domeinen en Squads samenkomen en waar we de strategie van Ambrero vormgeven. Wellicht vraag je je af: “Leiderschapsteam? Klinkt als een Managementteam. Jullie hadden toch geen managers?”. Het klopt dat het LT wel iets van een MT wegheeft. Maar er is een belangrijk verschil: LT leden zitten daar niet vanwege een managementfunctie. Ze kiezen ervoor om zich, naast hun dagelijkse werk, bezig te houden met de besturing van Ambrero.

Voorafgaand aan de vorming van ons LT is het hele team gevraagd om collega’s te noemen die hier een goede invulling aan kunnen geven. Uiteindelijk hebben de genomineerden onderling besloten wie er gaan deelnemen. Hierdoor zitten er collega’s in met verschillende rollen en perspectieven. Daarmee benutten we de kennis die in het team aanwezig is. En zorgen we dus voor breed gedragen besluitvorming.

De principes van een leiderschapsteam

Het LT is verantwoordelijk voor de strategie en het resultaat. Het Leiderschapsteam bepaalt de jaardoelen, stelt een begroting op en bespreken urgente thema’s die Squad-overstijgend zijn. De principes van het LT zijn de volgende:

• Leden van het LT hebben een rol; ze vertegenwoordigen 1 of meer Squads of domeinen
• Autoriteit ligt bij rollen, niet bij personen
• De rol van voorzitter en notulist wisselt ieder overleg
• Communicatie en besluitvorming is transparant voor het hele team
• Besluiten, op basis van het consentprincipe, zijn safe enough to try, good enough for now

Gebruik van consent besluitvorming

De term consensus ken je al. Als een besluit op basis van consensus is genomen, dan heeft iedereen JA tegen een voorstel gezegd. Hiervoor moest er waarschijnlijk flink gepolderd worden en dat kost een hoop tijd. Consent is anders: niet iedereen hoeft voor een besluit te zijn, zolang er maar niemand tegen is. Dat klinkt als hetzelfde, maar dat is het niet. Het verandert de dynamiek van een besluit. Als een voorstel safe enough to try is, en er ligt geen beargumenteerd bezwaar tegen het voorstel, dan is het uitgangspunt dat je het voorstel zonder discussie of aanpassingen aanneemt.

Het klopt dat niet iedereen zich altijd kan vinden in elk besluit dat op die manier is genomen. Maar wij vinden het belangrijk dan energie niet verloren gaat en we snel stappen kunnen zetten. Besluiten moeten good enough for now zijn. Een voorstel hoeft niet compleet en perfect te zijn, zolang de risico’s maar acceptabel zijn. Zeg nu zelf: in welke situatie heeft één persoon de waarheid in pacht? Het is veel productiever om een 1e stap te zetten en hiervan te leren, dan om in analysis paralysis te blijven hangen.

Consent besluitvorming start met een voorstel

Het nemen van besluiten op basis van consent start met het schrijven van een voorstel. Dit kan een beknopt voorstel zijn of een uitgebreid voorstel, afhankelijk van het onderwerp. Het bevat bij Ambrero in ieder geval 4 onderdelen:

• Motivatie: waarom dit voorstel? Welk probleem wil je oplossen?
• Voorstel: wat wil je gaan doen?
• Verantwoordelijkheden: wie gaat wat doen?
• Evaluatie: hoe weet je of dit voorstel effect heeft gehad?

De stappen van het consentproces

Consent besluitvorming vereist wel discipline. Iedereen is van nature geneigd om zijn of haar mening over een voorstel te geven. En om verbeteringen of veranderingen voor te stellen. Dat laatste is nou juist niet de bedoeling. Behalve als verandering nodig is om een gegrond bezwaar weg te nemen. Elk consentproces heeft een facilitator en notulist. Bij het nemen van een besluit volg je de volgende 6 stappen:

• 1. Het voorstel wordt door de indiener(s) toegelicht
• 2. Vragenrondje: zijn er verhelderende vragen over het voorstel?
• 3. Reactierondje: iedereen geeft zijn/haar reactie op het voorstel
• 4. Revisie: indiener kan voorstel aanpassen, verduidelijken of intrekken
• 5. Bezwarenronde: rondje waarin iedereen bezwaren of zorgen kan uiten. Na het uiten van bezwaren worden deze getoetst en probeert de groep deze ter plekke weg te nemen door het voorstel aan te passen.
• 6. Vieren van het besluit en eventueel wegnemen van overgebleven zorgen

Stappen in consent besluitvorming- bron Sociocracy30.org

Vermijd discussie met consent besluitvorming

Het proces is vrij formeel en rigide; dit kan aan het begin wat vreemd voelen. Maar het is belangrijk om het proces te volgen. Zodat je niet te verzandt in discussies waarin er toch naar consensus wordt gezocht. De skills van de facilitator zijn hierbij erg belangrijk.

Omdat we bij consent besluitvorming streven naar ‘good enough for now’ kunnen we snel initiatief nemen en hoeven voorstellen niet dichtgetimmerd te worden. Dat is erg prettig. Voorbereiding is wel belangrijk: het helpt als mensen het voorstel hebben gelezen en er al een informeel gesprek over het onderwerp is geweest.

Huub, Senior developer en LT-lid

Samenstelling van het LT

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat een LT een goede afspiegeling is van je team. Er moet binnen het LT-ruimte zijn voor verschillende perspectieven en daarvoor heb je nu eenmaal verschillende mensen en rollen nodig. Op deze manier kan je een gezonde dialoog voeren waarbij de vraagstukken van verschillende kanten bekeken worden.

Bij Ambrero bestaat het Leiderschapsteam uit 6 personen. Dat zijn er best veel op een organisatie van onze omvang. Bij het oprichten ervan hebben we rekening gehouden met onze groeiambitie. Nu is 6 collega’s ruimt maar op een team van 30 is dit alweer een stuk logischer. En voor overdracht is een wat grotere groep ook prettig. Want als we op die omvang van 30 collega’s zitten zal de invulling van het LT zeker veranderen.

Een inclusief en benaderbaar Leiderschapsteam

De samenstelling is namelijk niet statisch. Deelname vloeit voort uit enerzijds de behoefte van het individu: een bijdrage leveren. Anderzijds vanuit de behoefte van de organisatie: bepaalde expertise in het LT. Beide kunnen veranderen. Daarom streeft het LT naar een jaarlijkse verversing. Collega’s kunnen zich aanmelden en LT-leden kunnen hun positie ter beschikking stellen en/of een vervanger voordragen. Zo blijft het LT inclusief, bereikbaar en benaderbaar voor collega’s. En kan het gebruik maken van nieuwe energie en ideeën die inherent zijn aan roulatie van het LT.

LT voor betrokkenheid en werkgeluk

Je kunt beargumenteren dat Ambrero met de huidige omvang helemaal geen Leiderschapsteam nodig heeft. Zes personen die regelmatig overleggen, jaarlijkse verversing waardoor er nieuwe leden ingewerkt moeten worden, etc. Allemaal niet erg efficiënt. Eigenlijk kun je dat argument doortrekken naar zelfsturing in het algemeen.

Maar schijn bedriegt. Deze manier van werken heeft namelijk belangrijke voordelen. Allereerst zorgt de autonomie en vrijheid om je werk zelf vorm te geven voor meer betrokkenheid. De taakverbreding en taakverrijking die komt kijken bij deelname aan een Squad of het LT maken je werk interessanter en leuker. Dit zorgt voor meer motivatie en werkgeluk. Hierdoor heeft Ambrero een laag verloop. En dat betekent stabiliteit voor onze klanten en minder kosten voor werving en inwerken van nieuwe collega’s.

Mijn motivatie voor het deelnemen aan het LT is dat Ambrero een leuke plek blijft om te werken, ook als we groter groeien. De vergaderingen zijn leuk en heel anders dan project overleggen. Ook is het leerzaam om met nieuwe onderwerpen in aanraking te komen, zoals de strategie van het bedrijf.

Sebas, Senior developer en LT-lid

Het initiatief tot verandering ligt bij het hele team

Maar belangrijker: het initiatief voor verandering kan overal vandaan komen. Wil je iets veranderen? Maak en plan en doe een voorstel. Iedereen met een goed idee kan het initiatief nemen, ook als dit een effect heeft voor het hele bedrijf. Dit zorgt dus voor veranderingen die grotendeels bottom-up tot stand komen. Als het LT iets signaleert dat het zou willen veranderen, dan zullen zij dit altijd proberen om binnen een Squad belegd te krijgen. Wat overigens alleen kan als het Squad het daar ook mee eens is; want de samenwerking tussen Squads en het LT is tweewegverkeer.

Doordat we samen richting geven aan Ambrero en verantwoordelijkheid breed proberen te beleggen, is er minder overhead. En is ons bedrijf minder afhankelijk van enkele personen. Misschien niet de makkelijkste weg, maar wat mij betreft wel de leukste 🙂