Is jouw database ook toe aan reanimatie?

‘Beste heer Verhuisd. In de bijlage sturen wij u het tuinhuisje voor de door u bestelde factuur. Het totaalbedrag ad 0,12 EUR kunt u overmaken op rekening 3268 AB tnv 14 dagen’. Tja, dat krijg je als je werkt met sterk verouderde, onvolledige en dus onbetrouwbare databases.

Een beetje gechargeerd natuurlijk, maar je begrijpt waar we naartoe willen. Met gedegen kennis van dataconversie en een vleugje magie maken we daar een effectieve en toekomstbestendige applicatie van.

Foutgevoeligheid in data

Tom Konijn is Software Ontwikkelaar bij Ambrero en heeft de nodige dataconversies op zijn naam staan. Hij snapt maar al te goed waar de schoen kan wringen. “Data zijn zoals bekend pas echt informatie als ze relevant, compleet, accuraat en actueel zijn. Dat is een absolute voorwaarde als je, bijvoorbeeld als Operationeel Manager, op basis van informatie beslissingen moet nemen. Veel organisaties hebben hun mond vol over Business Intelligence, maar werken met vaak zeer onbetrouwbare gegevens. In de meeste gevallen zitten die verstopt in een woud van Excel-bestanden waarvan niemand precies weet wat de onderliggende systematiek is. Is die wel duidelijk, dan zijn gegevens vaak niet structureel bijgehouden of onvolledig en dus foutgevoelig.”

AVG-proof database

“Even vragen aan degene die de bestanden ooit heeft aangemaakt biedt ook lang niet altijd uitkomst. Die is in veel gevallen namelijk allang vertrokken. Daarnaast kom ik systemen tegen die qua capaciteit aan hun max zitten. Manager niet blij en Functionaris Gegevensbescherming (AVG) ook niet, daar waar het persoonsgegevens betreft. Je kunt niet zien wie, wat gewijzigd heeft en wanneer. Dit ondervang je door een audit trail toe te voegen aan je nieuwe applicatie. Ook kan iedereen overal bij. Daarom is het bij een nieuwe applicatie raadzaam meteen gebruikersprofielen en autorisaties in te stellen zodat niet iedereen bij alle velden kan.”

Oude database overzetten

“Onlangs nog heb ik voor een bedrijf de gegevens van de oude database geautomatiseerd omgezet naar een webapplicatie. Dat heeft als voordeel dat je niet op elke pc updates hoeft uit te voeren. En iedereen kan er overal vandaan bij. Door data systematisch en geautomatiseerd te converteren kun je bovendien gegevens harmoniseren of formatteren. Bijvoorbeeld alle postcodes in één klap naar hoofdletters in plaats van kleine letters.”

Voordelen van dataconversie

“Dit was trouwens niet de eerste klant die verbaasd was over hoe snel en betaalbaar alle oude data konden worden omgezet”, aldus Tom. “Maar veel belangrijker is natuurlijk het feit dat managers voortaan sneller en beter inzicht hebben in de daadwerkelijke situatie. Zeker wanneer bestaande data met relevante, externe data worden gecombineerd. Je kunt, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Excel, ook nog eens met meerdere personen tegelijk in bestanden werken. Heb je nu alles op de rit, dan is de weg straks ook vrij voor toepassingen op het gebied van Artificial Intelligence. Wat wil je nou nog meer?”