De Fred-factor: Excel als tijdbom onder je productie

Stel je voor: Fred is 60, gaat binnenkort met pensioen, en hij is de enige die jouw productieplanning begrijpt. Die complexe Excel-sheet met alle formules, versies en berekeningen? Die heeft Fred gemaakt. En als Fred morgen besluit om eerder te stoppen… dan zit je met een probleem.

Dit scenario klinkt misschien overdreven, maar het is de realiteit bij 70% van de maakbedrijven in Nederland. Excel is nog steeds het meest gebruikte planningssysteem in de maakindustrie. Niet omdat het de beste keuze is, maar omdat het ERP-systeem tekortschiet voor de dagelijkse productierealiteit.

Wanneer Excel verandert van redder naar risico

“Daar zit een flink risico: alle kennis zit in één bestand, niemand overziet het, en het is nergens goed vastgelegd,” vertelt Wouter van Zelst, consultant bij Ambrero. “De echte kennis zit in het hoofd van Fred, niet in het systeem.”

Het probleem begint onschuldig. Je ERP-systeem dekt 80% van je processen prima af, maar voor planning, inkoop of R&D moet je uitwijken naar Excel. Iedereen kent het, het is flexibel, en je kunt er alles mee. Totdat…

Herkenbare pijnpunten

• Versieconflicten: “Definitief_v12_nieuw_final.xlsx” blijkt toch niet actueel te zijn
• Kennisrisico: Alleen Fred snapt hoe die complexe formules werken
• Geen real-time samenwerking: Collega’s werken langs elkaar heen
• Handmatige updates: Elke orderwijziging betekent uren bijwerken
• Geen vooruitplanning: Je ziet het verleden, maar hebt geen automatische toekomstplanning

“Productiemanagers zijn zo een half uur tot een uur kwijt aan het omgooien van de planning,” vertelt Wouter over zo’n situatie. “Wat als dat in 30 seconden kan?”

Van Excel-jungle naar digitale rust

De oplossing ligt niet in het vervangen van je complete ERP-systeem. “Wat niet werkt, moet je niet vervangen, maar slim aanvullen,” zegt Wouter. “Precies daar is maatwerk op z’n best.”

De brug-aanpak in de praktijk

Een recent voorbeeld: een maakbedrijf worstelde met planningschaos. Medewerkers werkten in dezelfde Excel-sheets, versieconflicten waren dagelijkse kost, en elke spoedorder zorgde voor uren herplannen.

De oplossing? Een webapplicatie die:

• Real-time samenwerking mogelijk maakt
• Automatisch koppelt met het ERP-systeem voor ordergegevens
• Geen versieconflicten meer kent

Het resultaat: van uren per dag naar minuten per week aan planningswerk.

Ontdek meer voorbeelden: download de inspiratiesheet met 3 cases en zie hoe maakbedrijven Excel-chaos verruilden voor grip.

Waarom standaardpakketten vaak tekortschieten

“Veel maakbedrijven zoeken dan een pakket dat het ontbrekende stukje ook meeneemt,” zegt Wouter. “Maar juist die specifieke processen waar standaard ERP niet in voorziet, los je slimmer op met maatwerk.”

De voordelen van maatwerk naast je ERP:

• Behoud je investering in bestaande systemen
• Specifiek ontworpen voor jouw unieke processen
• Snelle implementatie zonder operationele verstoring
• Directe waarde in plaats van jarenlange projecten

Het gevaar van niets doen

Terwijl je dit leest, tikken er waarschijnlijk meerdere Fred’s door Excel-sheets in Nederlandse maakbedrijven. En met elk jaar dat verstrijkt, wordt de kennis dieper begraven in complexe formules en ondoorzichtige werkbladen.

“In elk maakbedrijf is wel één of twee mensen aan te wijzen,” merkt Wouter op. “Wil je iets met je Excel, dan moet je naar die persoon toe – die weet hoe het werkt.”

Het personeelstekort in de maakindustrie maakt dit probleem alleen maar urgenter. Je kunt het je niet veroorloven om afhankelijk te blijven van één persoon voor kritieke bedrijfsprocessen.

Van Excel-chaos naar grip op je planning

De transitie hoeft niet overweldigend te zijn. Begin klein:

1. Inventariseer je Fred-risico’s: Welke Excel-sheets zijn cruciaal en wie beheerst ze?
2. Start met de grootste pijnpunt: Meestal planning of klantvragen over orderstatus
3. Kies voor evolutie, niet revolutie: Bouw voort op je ERP in plaats van alles te vervangen
4. Betrek je team: Wie ermee werkt, moet meedenken

Van risico naar kans

De Fred-factor hoeft geen bedreiging te zijn. Het kan juist dé kans zijn om die digitale stap te zetten die je organisatie vooruithelpt. Met slim maatwerk naast je ERP transformeer je van Excel-afhankelijk naar digitaal wendbaar.