Digitalisering van je bedrijf: zo pak je dat aan

Digitalisering van je bedrijf kent een groot risico. Namelijk het ongekend soepel samenwerken binnen en buiten je bedrijf. Voor je het weet stijgt het succes naar je hoofd en wil je groeien! Als je dat voor lief neemt en wilt weten wat digitalisering van je organisatie inhoudt, dan is dit artikel voor jou. Lees hoe je stap voor stap, en met succes, jouw processen digitaliseert.

Wat betekent digitalisering van je bedrijf

De digitalisering van je organisatie houdt in dat je analoge processen, zoals het handmatig verwerken van papieren documentatie, vervangt door digitale oplossingen. Dit varieert van het automatiseren van repetitieve taken tot het implementeren van geavanceerde technologieën. Denk aan AI en machine learning.

Digitalisatie is zowel intern als extern toe te passen. Intern doe je dat met bedrijfsprocessen en middelen waar jouw bedrijf mee werkt. Extern gaat het om kanalen waar klanten en leveranciers mee in aanraking komen.

Pijnpunten die je ermee oplost

Veel organisaties ervaren verschillende uitdagingen die je oplost door processen te digitaliseren. Vijf veelvoorkomende pijnpunten zijn:

• Tijdverspilling: handmatige processen kosten vaak veel tijd en energie. Daardoor hebben medewerkers minder tijd voor waardevolle taken waar je menselijke denkkracht voor nodig hebt.
• Menselijke fouten: een klein foutje is snel gemaakt, maar kan een dure grap zijn. Dat wil je natuurlijk voorkomen.
• Verouderde data: zonder digitale systemen is het onmogelijk om realtime inzicht te krijgen in relevante gegevens. Dat bemoeilijkt de besluitvorming of zorgt ervoor dat je commerciële kansen laat liggen.
• Hoge werkdruk: het handmatig uitvoeren van repetitieve taken verhoogt niet alleen de werkdruk, maar maakt de productiviteit van kerntaken ook minder.
• Ontevreden klanten: vertragingen en fouten als gevolg van handmatige processen leiden tot ontevredenheid bij klanten.

Voordelen van processen digitaliseren

Met digitalisering in je bedrijf los je deze pijnpunten eenvoudig op. Wat het je oplevert, is:

• Efficiëntie: door handmatige taken te automatiseren, verhoog je de efficiëntie van werkprocessen. Ook krijgen je werknemers meer werk gedaan in minder tijd.
• Kwaliteit: minder menselijke fouten, betekent meer precisie en kloppende uitkomsten. Dit verbetert de kwaliteit van het werk.
• Realtime data: het direct verwerken van gegevens, en combineren met externe systemen, zorgt voor inzicht. Actuele en overzichtelijk gepresenteerde data helpt je bij het maken van beslissingen.
• Lagere kosten: door processen te automatiseren en efficiënter te werken, bespaar je kosten op arbeid en materialen.
• Loyale klanten: snellere doorlooptijden en betere kwaliteit leiden tot tevreden klanten en een positieve mond-tot-mond reclame.

In 10 stappen naar digitalisatie van je organisatie

De onderstaande stappen wijzen je de weg naar het digitaliseren van processen:

1. Stel een team samen

Betrek medewerkers uit verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat je alle relevante processen meeneemt. Dit team kan bestaan uit collega’s van IT, operations, finance en andere betrokken afdelingen.

2. Bepaal strategie en doelstelling

Definieer de doelen die je wilt bereiken met de digitalisering en ontwikkel een strategie. Tips voor aandachtspunten zijn het verbeteren van efficiëntie, kostenbesparing, klanttevredenheid en concurrentievermogen.

3. Breng huidige processen en systemen in kaart

Analyseer en documenteer de huidige processen en systemen om inzicht te krijgen in waar verbeteringen mogelijk zijn. Identificeer bottlenecks, inefficiënties en repetitieve taken die je kunt automatiseren.

4. Informeer en betrek team(s)

Communiceer duidelijk over de voordelen van digitalisering en betrek medewerkers bij het proces. Organiseer informatiesessies, workshops en trainingssessies. Zo zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is van de veranderingen. En voor bereidheid om bij te dragen aan het succesvol digitaliseren van de organisatie.

5. Stel prioriteit

Bepaal welke processen je als eerste moet digitaliseren op basis van urgentie en impact op de organisatie. Het helpt als je weet welke processen de meeste tijd in beslag nemen, gevoelig zijn voor fouten of een directe invloed hebben op de klanttevredenheid.

6. Betrek externe experts

Schakel expertise van buitenaf in om het digitaliseringstraject te versoepelen. Externe consultants en softwarebedrijven hebben de kennis voor het identificeren van de juiste technologieën, het ontwerpen van workflows en het implementeren van digitale oplossingen.

7. Onderzoek mogelijke technologieën

Bepaal welke technologieën het beste passen bij jouw specifieke behoeften en budget. Denk hierbij aan software-oplossingen voor documentbeheer, workflow-automatisering, data-analyse en communicatieplatforms. Neem mee in het onderzoek hoe je nieuwe software kunt koppelen aan bestaande systemen voor optimale impact.

8. Ontwikkel een roadmap

Maak een gedetailleerd plan voor de implementatie van digitale oplossingen, inclusief tijdslijnen en verantwoordelijkheden. Verdeel het traject in overzichtelijke fases en zorg ervoor dat er voldoende tijd is voor het informeren en enthousiasmeren van medewerkers.

9. Implementeer en test

Voer de digitale oplossingen stap voor stap in en test ze grondig om er zeker van te zijn dat ze goed functioneren. Zorg ervoor dat medewerkers voldoende training krijgen om met de nieuwe systemen te werken.

10. Monitor en verbeter

Houd de prestaties van de digitale systemen in de gaten en identificeer verbeterpunten om optimale resultaten te behalen. Verzamel feedback van klanten om verbeterpunten te achterhalen en die door te voeren.

Nu je zover bent gekomen, en ziet wat het brengt, wil je meer processen digitaliseren. Breid dan het gebruik van digitale oplossingen uit en stel standaardprocedures vast. Zorg voor het naadloos integreren van digitale systemen in de dagelijkse werkzaamheden van je bedrijf. Hiermee ga je optimaal soepel samenwerken.

Wat houd je tegen

Jij bent hopelijk niet te stoppen met dit stappenplan. Maar uit het onderzoek ‘Digitalisering: wie pakt de kansen?’ van de Kamer van Koophandel blijkt dat beschikbare tijd het grootste obstakel is. Daarnaast is het voor ondernemers onduidelijk wat processen digitaliseren oplevert. Hierdoor krijgt het geen prioriteit binnen bedrijven. Deze 2 punten hangen met elkaar samen. Als je niet weet wat het investeren in digitalisering van je bedrijf oplevert, dan is er altijd ander werk te doen.

Start met de digitalisering van je bedrijf

Dus wil je ongekend soepel samenwerken en voorop lopen in de markt? Dan is digitalisering van je organisatie een belangrijke stap. Door het automatiseren van repetitieve taken, het verminderen van menselijke fouten en het verkrijgen van realtime data, werk je slimmer, succesvoller en leuker.