Van Excel database naar internationale begrotingstool
Een webapplicatie die de gebruiker ondersteunt in het gehele proces en tijd bespaart
Het was tijd voor innovatie toen de Excel koning bij VUmc vertrok en het, met de jaren enorm uitgebouwde, bestand af en toe de verkeerde uitkomsten gaf. Al snel bleek dat er geen bestaande software bestond ter ondersteuning van het begrotingsproces voor grote internationale subsidieaanvragen. Dus kregen wij de opdracht de Excel database te vervangen voor een webapplicatie op maat.
Een foutgevoelig en tijdrovend proces
In de oude situatie gebruikten de projectleiders van VUmc het Excelsheet om een begroting op te stellen voor grote subsidieaanvragen bij de Europese Commissie. Alle financiële gegevens van de partners, soms wel twintig partijen, werden erin verwerkt. Een enorm tijdrovend proces, dat lang niet altijd een begroting gaf die voldeed aan de eisen van de subsidie verlenende partij.
Procesautomatisering en kwaliteitsbewaking
Een fijne klus voor het Ambrero team:
- Automatiseer het proces van subsidieaanvragen
- Kwaliteitscontrole om te voldoen aan de subsidie-eisen
Ambrero heeft veel ervaring met het automatiseren van een, uit de hand gelopen, Excel database. Een klus waar we absoluut warm voor lopen.
Een webapplicatie die je stap voor stap door het proces leidt
Na een Agile ontwikkelperiode van vier maanden is Excel vervangen door een gebruiksvriendelijke webapplicatie. Deze leidt de verschillende gebruikersgroepen stap voor stap door het proces van de internationale subsidieaanvragen.
- De projectleider maakt een project aan met verschillende werkpakketten voor de partners.
- De partners krijgen een digitale uitnodiging om input te leveren inclusief deadlines en herinneringen.
- De projectleider heeft inzicht in de totale begroting en de kosten die binnen de looptijd gemaakt worden.
De projectleiders worden online begeleid door te zien wat de volgende stap is in het proces, met een checklist en voorbeelden van wat collega’s hebben ingevuld. Ook staan alle adviezen, die ik voorheen per project gaf aan de onderzoekers en financieel adviseurs, al in de applicatie.”, aldus Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc.
Iedereen die de tool voor het eerst ziet is enthousiast over het design van de interface. Strak, duidelijk en up to date. Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc
Het projectresultaat: een begrotingstool die het leven van onderzoekers makkelijker maakt
Kwaliteits-bewaking
VUmc levert begrotingen af die voldoen aan de subsidie-eisen.
Gebruikers-tevredenheid
De gebruikers worden ondersteunt door de tool met herinneringen, voorbeelden en adviezen.
Tijdsbesparing
Een aanvraag gaat gemiddeld twee keer sneller via de begrotingstool.
Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc, geeft aan wat de grootste winst is met de ingebruikneming van de begrotingstool. ‘Een onderzoeker is het liefst bezig met onderzoeken, niet met financiën, projectvoorwaarden en regelgeving. Ambrero heeft complexe materie eenvoudig gemaakt met een tool die tevens ondersteunt. Het maakt ons leven een stuk makkelijker!’
Wil je ook een Excel database vervangen voor een applicatie?
Of wil je meer weten over begrotingstools?
Direct antwoord op je vraag?
085 019 7283
100% van onze klanten beveelt ons
aan bij andere organisaties
Bron: Feedback Company
Bereik ons nu!
Ambrero heeft ons als organisatie overduidelijk
een Beter leven bezorgd, need I say more?
Susanne Maassen, manager bij Stichting Beter Leven
keurmerk na de implementatie van hun klantenportaal
