Van Excel database naar internationale begrotingstool

Een webapplicatie die de gebruiker ondersteunt in het gehele proces en tijd bespaart

Het was tijd voor innovatie toen de Excel koning bij VUmc vertrok en het, met de jaren enorm uitgebouwde, bestand af en toe de verkeerde uitkomsten gaf. Al snel bleek dat er geen bestaande software bestond ter ondersteuning van het begrotingsproces voor grote internationale subsidieaanvragen. Dus kregen wij de opdracht de Excel database te vervangen voor een webapplicatie op maat.

Het probleem

Een foutgevoelig en tijdrovend proces

In de oude situatie gebruikten de projectleiders van VUmc het Excelsheet om een begroting op te stellen voor grote subsidieaanvragen bij de Europese Commissie. Alle financiële gegevens van de partners, soms wel twintig partijen, werden erin verwerkt. Een enorm tijdrovend proces, dat lang niet altijd een begroting gaf die voldeed aan de eisen van de subsidie verlenende partij.

Ook tijd besparen? Neem contact op
De opdracht aan Ambrero

Procesautomatisering en kwaliteitsbewaking

Een fijne klus voor het Ambrero team:

  • Automatiseer het proces van subsidieaanvragen
  • Kwaliteitscontrole om te voldoen aan de subsidie-eisen

Ambrero heeft veel ervaring met het automatiseren van een, uit de hand gelopen, Excel database. Een klus waar we absoluut warm voor lopen.

VUmc
Onze oplossing

Een webapplicatie die je stap voor stap door het proces leidt

Na een Agile ontwikkelperiode van vier maanden is Excel vervangen door een gebruiksvriendelijke webapplicatie. Deze leidt de verschillende gebruikersgroepen stap voor stap door het proces van de internationale subsidieaanvragen.

  • De projectleider maakt een project aan met verschillende werkpakketten voor de partners.
  • De partners krijgen een digitale uitnodiging om input te leveren inclusief deadlines en herinneringen.
  • De projectleider heeft inzicht in de totale begroting en de kosten die binnen de looptijd gemaakt worden.

De projectleiders worden online begeleid door te zien wat de volgende stap is in het proces, met een checklist en voorbeelden van wat collega’s hebben ingevuld. Ook staan alle adviezen, die ik voorheen per project gaf aan de onderzoekers en financieel adviseurs, al in de applicatie.”, aldus Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc.

Iedereen die de tool voor het eerst ziet is enthousiast over het design van de interface. Strak, duidelijk en up to date. Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc
Het resultaat

Het projectresultaat: een begrotingstool die het leven van onderzoekers makkelijker maakt

Kwaliteits-bewaking

VUmc levert begrotingen af die voldoen aan de subsidie-eisen.

Gebruikers-tevredenheid

De gebruikers worden ondersteunt door de tool met herinneringen, voorbeelden en adviezen.

Tijdsbesparing

Een aanvraag gaat gemiddeld twee keer sneller via de begrotingstool.

Linde van Ittersum, projectmanager en onderzoeker bij VUmc, geeft aan wat de grootste winst is met de ingebruikneming van de begrotingstool. ‘Een onderzoeker is het liefst bezig met onderzoeken, niet met financiën, projectvoorwaarden en regelgeving. Ambrero heeft complexe materie eenvoudig gemaakt met een tool die tevens ondersteunt. Het maakt ons leven een stuk makkelijker!

Van Excel database naar internationale begroting tool Van Excel database naar internationale begroting tool

VUmc..

  • had een looptijd van 4 maanden
  • gebruikt technieken als Spring framework, Java, Single page application, HTML5, CSS3 en Javascript
  • is gemaakt door het scrumteam Sebastiaan, Willem en Erwin

Wil je ook een Excel database vervangen voor een applicatie?
Of wil je meer weten over begrotingstools?

Direct antwoord op je vraag?

085 019 7283

100% van onze klanten beveelt ons
aan bij andere organisaties Bron: Feedback Company

Bereik ons nu!

Ambrero heeft ons als organisatie overduidelijk
een Beter leven bezorgd, need I say more?

Susanne Maassen, manager bij Stichting Beter Leven
keurmerk na de implementatie van hun klantenportaal

Casestudy ‘Reserveringsapp voor HKU’
Vraag nu gratis aan
Ambrero casestudy

HKU anticipeert op COVID-19 met online reserveringssysteem

Het uitbreken van het coronavirus vraagt veel aanpassingsvermogen. Zo ook van leerlingen, vakdocenten en bestuurders van de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU). Want met een reductie van 75% in capaciteit van de studentenwerkplaatsen hebben ze een probleem. In deze casestudy delen we hoe HKU inspeelt op de veranderende omstandigheden en met welk resultaat.

Je krijgt o.a. antwoord op:

  • Hoe onderzoekt HKU de verschillende oplossingsrichtingen
  • Wat is de werking van de reserveringsapp
  • Welke resultaten behalen ze hiermee
© 2005 - 2021     Ambrero Software BV • Algemene voorwaardenPrivacyverklaring
Klantwaardering