Desktop virtualisatie heeft zijn langste tijd gehad

Heeft de Citrix-problematiek van de afgelopen weken jou aan het denken gezet? Je bent niet de enige. Maar veiligheid is voor ons slechts de aanleiding, desktop virtualisatie heeft lange tijd een nog veel belangrijkere uitdaging verhuld. Veel softwareapplicaties voldoen al lang niet meer aan de hedendaagse eisen. Deze kritieke kwetsbaarheid is de perfecte aanleiding om jouw applicatielandschap eens onder de loep te nemen. We denken dat je versteld zult staan van de mogelijkheden.

Citrix kampt sinds 17 december met een kritieke kwetsbaarheid in hun Gateway en Application Delivery Controller. Aanvallers kunnen hiermee via het internet direct toegang krijgen tot het lokale netwerk van een bedrijf en willekeurige code uitvoeren. Niet voor niets heeft deze kwetsbaarheid een CVSS-score 10 gekregen, dit is het hoogst mogelijke niveau van veiligheidsrisico. 713 Nederlandse servers zijn kwetsbaar en het gaat om 25.121 servers wereldwijd. Citrix verwacht pas tegen eind Januari met een oplossing te komen maar heeft enkele ‘mitigerende’ maatregelen gedeeld.

Veel bedrijven zijn door dit debacle met handen en voeten gebonden. Met het oog op de bescherming van de privacy van hun klanten en gebruikers kiezen zij er daarom voor om alle Citrix van het internet af te halen. Thuiswerken en het gebruik van bepaalde gevirtualiseerde software applicaties is dus tijdelijk niet mogelijk. Het heeft ervoor gezorgd dat bedrijven, soms letterlijk, stil komen te staan. De afhankelijkheid van één oplossing die alle applicaties ontsluit maakt hen kwetsbaar.

Daarom is dit het perfecte moment om het gebruik van Citrix ofwel desktop virtualisatie eens onder de loep te nemen.

Waarom een Citrix omgeving, desktop virtualisatie

Citrix kwam op doordat er behoefte ontstond aan het op afstand beheren van uiteenlopende applicaties en het vereenvoudigen van het werkplekbeheer van organisaties. Het overgrote deel van de softwareapplicaties was toentertijd namelijk een zogenaamde desktop applicatie en moest op ieder afzonderlijk systeem geïnstalleerd worden. Deze systemen moesten natuurlijk ook beveiligd en onderhouden worden. Door werkplekken te virtualiseren konden bedrijven beheerskosten terugdringen en leek veiligheid gewaarborgd.

Dat veiligheid niet gegarandeerd is staat inmiddels vast maar ook de rol van software is veranderd. Software staat in steeds toenemende mate centraal in de bedrijfsprocessen. In plaats van faciliterend is software tegenwoordig vaak het kritische proces dat het bedrijfsresultaat maakt of breekt. Mede door de opkomst van thuiswerken (op een laptop van het bedrijf), Bring Your Own Device (BYOD) en de cloud is efficiënt werkplekbeheer al lang geen reden meer voor virtualisatie. IT-afdelingen onderhouden naast de Citrix-omgeving vaak een hele reeks aan applicaties en systemen.

Is desktop virtualisatie onmisbaar?

Toch zien bedrijven Citrix, ofwel desktop virtualisatie, nog als onmisbaar. Veelgebruikte software is vaak enkel als desktop applicatie beschikbaar en dus niet makkelijk te benaderen op verschillende devices zoals laptops of mobiele telefoon. Virtualisatie biedt dan uitkomst. Met deze legacy software lijkt het voor veel bedrijven alsof zij gevangen zitten in een Catch22: de software (en dus virtualisatie) lijkt onmisbaar maar ze durven niet te vernieuwen uit angst voor hoge kosten, het onbekende of andere afbreukrisico’s.

Maar als je werkelijk de balans op zou maken dan kom je erachter dat met het vervallen van de voordelen rondom werkplekbeheer en veiligheid, de kosten voor desktop virtualisatie waarschijnlijk ver voor de baten uitlopen. Om nog maar niet te spreken van de kansen die bedrijven laten liggen. Oudere software maakt bedrijfsprocessen vaak minder efficiënt en maakt onvoldoende gebruik van de mogelijkheden van hedendaagse technologie.

Door het applicatielandschap en de ontwikkeling van cloud-software onder de loep te nemen, kunnen bedrijven een grote stap voorwaarts zetten en virtualisatie achter zich laten.

Voordelen van innovatie op het gebied van software

Een andere kijk op jouw software en applicatielandschap leidt bijvoorbeeld tot:

  • Verhoogde efficiëntie van processen
  • Gebruiksplezier én gemak stijgt
  • Beduidend minder rekenkracht-‘overhead’ als er geen bronnen naar virtualisatie gaan
  • Sterke reductie aan (virtualisatie)licentiekosten
  • Integratie en koppeling van verschillende applicaties, bijvoorbeeld door middel van een API, ontsluit vele mogelijkheden

Citrix blog

Dit brengen wij als Ambrero dagelijks in de praktijk, dit blijkt bijvoorbeeld uit de volgende twee voorbeelden:

Case; Herontwikkeling belangrijke administratieve software

Een grote kinderdagverblijforganisatie, Rollebol, meldde zich voor de herontwikkeling van de software die aan de basis staat van hun belangrijkste administratieve processen. De software was 20 jaar geleden ontwikkeld en de organisatie heeft zich in de loop der jaren gevormd rondom deze software. Ambrero stelde de juiste vragen en zo kwamen we samen tot de ontdekking dat veel processen veel efficiënter én plezieriger konden. De basis 40% van deze software stond als een huis maar de resterende 60% kon compleet herzien worden. Met mooie resultaten.

Door de verschillende processen samen te brengen in één vernieuwde cloud-based applicatie kon het team niet alleen afscheid nemen van een groot deel van de oude infrastructuur en de bijkomende licentiekosten maar ging het gebruikersgemak en de efficiëntie sterk omhoog. Als kers op de taart kon Rollebol haar klantintake, offerte en facturatieprocessen voor de klant plezieriger maken.

Case; Nieuwe software applicatie drijver van internationale expansie

Sensys Gatso, een wereldwijde speler op het gebied van verkeershandhaving, werkte al geruime tijd met een verouderde desktop softwareapplicatie. Met dit programma verzorgden ze de volledige verwerking van overtredingen, van beeldverwerking en boete generatie tot verzending, van diverse steden in de VS. Maar door de inefficiëntie van deze software werd het groeipotentieel van deze dienstverlening niet herkend.

Een nieuwe cloudapplicatie vereenvoudigde de processen rondom de verwerking, wat ruimte vrijmaakte voor internationale expansie. Het bedrijf biedt haar diensten inmiddels ook met veel succes aan in het Midden-Oosten, Afrika en Azië. Dat succes is volgens hen voor een belangrijk deel toe te rekenen aan de verbeterde beheersbaarheid van haar processen.

In 3 stappen grip op jouw applicatielandschap

Herken je de nadelen en beperkingen van virtualisatie maar zit je gevoelsmatig ook in de besproken spagaat? Je krijgt op betrekkelijk eenvoudige wijze vat op jouw situatie door middel van de volgende stappen:

  1. Applicatielandschap in kaart brengen

    Welke applicaties beschikken we over, welke afhankelijkheden of dependencies hebben deze en welke hulpbronnen gebruiken ze?

  2. Breng het gebruik in kaart

    Door middel van monitoring en/of surveys onderzoek je het daadwerkelijke gebruik en de impact van en tevredenheid over de verschillende applicaties.

  3. Identificeer ownership

    In de praktijk is de IT-afdeling vaak wel technisch eigenaar en beheerder maar is een andere afdeling functioneel eigenaar. Dit is één van de redenen dat software vernieuwing als complex wordt ervaren.

Met de creatie van dit overzicht heb je de belangrijkste stap genomen op weg naar innovatie. Je weet nu hoe jouw applicatielandschap in elkaar steekt en waar de grootste ruimte voor verbetering ligt.

De juiste stappen zetten

Met Ambrero werk je vervolgens aan een plan voor de vernieuwing van een of meerdere applicatie. We brengen de ruimte voor verbetering en optimalisatie in kaart en passen dit toe op jouw bedrijfsprocessen. Natuurlijk gooien we wat werkt niet overboord. De basis van jouw software blijft overeind maar wordt door ons aangevuld met nieuwe inzichten en technieken die beter aansluiten op jouw dagelijkse realiteit.

Kortom, samen zorgen we ervoor dat jouw belangrijkste bedrijfsprocessen niet meer leunen op één virtualisatieomgeving. En dat jouw applicaties daarmee gelijk beter aansluiten op de bedrijfsbehoefte en processen merk je aan een verhoogde efficiëntie en gebruiksgemak.

Maar iedere uitdaging is uniek. We stellen graag de juiste vragen om jouw uitdaging te doorgronden en komen vervolgens met praktische, bewezen oplossingen. Wanneer ontmoeten wij elkaar?

Neem contact op

Bart Matthaei

Hoe SBLk de keuze voor een softwareleverancier maakte

Het nieuwe portaal dat Ambrero voor Stichting Beter Leven keurmerk ontwikkelde, is door de markt zeer positief ontvangen. Daarbij is meteen de kwaliteit van de data verbeterd. Het ‘sterrenvlees’ van de Dierenbescherming is bijna niet meer uit de supermarkten weg te denken. Stichting Beter Leven keurmerk (SBLk) is namens de Dierenbescherming belast met de borging van het Beter Leven keurmerk (BLk) en de communicatie met het bedrijfsleven. Bij het kiezen van een softwareleverancier voor het nieuwe bedrijvenportaal kwam Ambrero als winnaar uit de bus. Frank Wijte, projectmanager bij SBLk, legt uit waarom.

Online portal; transparantie in de keten

“Simpel gezegd zorgt SBLk ervoor dat producten in de winkel voldoen aan de regels en criteria van de Dierenbescherming. Die criteria hebben niet alleen betrekking op de leefomstandigheden, maar ook op de verdere verwerking van het geslachte product, of technische delen, in de keten. Om volledige transparantie te hebben door de hele keten, moeten alle vleesverwerkende partijen zich bij SBLk aanmelden. Na goedkeuring van het bedrijf en de in gebruik zijnde processen wordt iedereen regelmatig getoetst door een certificerende instelling.”

Kiezen uit softwareleveranciers van maatwerk en standaard software

Alle verwerkingsstappen in de keten worden door SBLk geadministreerd en beheerd. Het online portaal dat hiervoor werd gebruikt, voldeed echter niet meer. Wijte: “Het systeem was traag en omslachtig geworden. Het nieuwe systeem moet niet alleen gebruiksvriendelijker en sneller zijn, maar tevens beter aansluiten bij de processen van SBLk en bij de behoeften van de deelnemende bedrijven. En last but not least: de verschillende stappen in de keten beter waarborgen.

Het kiezen van een softwareleverancier deden we in drie etappes:

  1. Processen in de hele keten volledig beschrijven
  2. Een blauwdruk opstellen met alle eisen ten aanzien van de softwareleverancier
  3. Marktpartijen selecteren.

We hebben aangestuurd op een mix van zowel maatwerkpartijen als leveranciers van standaard software. Daarnaast wilden we zowel kleine en slagvaardige kandidaten als grote, gerenommeerde bedrijven uitnodigen. Dat leverde een longlist op van vijf maatwerkleveranciers en één leverancier van standaard software.”

Proof of Concept voor de verdere selectie

“Na bestudering van onze specificaties hebben zij een presentatie mogen geven. Met drie partijen zijn we verder gegaan. Om wat extra zekerheid te krijgen, hebben we hen gevraagd een stukje functionaliteit te bouwen als Proof of Concept. Dat was in feite de eerste sprint voor het nieuwe portaal. Deze hebben we bewust ook door een groep interne gebruikers buiten de projectgroep laten beoordelen. Hun bevindingen kwamen uiteindelijk voor 95% overeen met die van het projectteam.

Hierbij viel één kandidaat meteen door de mand. Hoewel we met beide resterende kandidaten een klik hadden, liet Ambrero zien ons beter te begrijpen en iets meer in onze situatie te kunnen inleven. Dat Ambrero ook prijstechnisch gunstiger was, is niet doorslaggevend geweest maar uiteraard wel mooi meegenomen.”

Het uiteindelijke resultaat; datakwaliteit verbeterd

Na de oplevering van het MVP (Minimum Viable Product) medio april, is het nieuwe portaal sinds eind april live. “Het nieuwe portaal is door de deelnemende bedrijven zeer positief ontvangen. Het mooie is dat de kwaliteit van de data ook is verbeterd. Tijdens het ontwikkelproces zijn namelijk bepaalde omissies in het vorige systeem aan het licht gekomen die we nu alsnog hebben afgedekt.

Overigens hebben we het bestuur van SBLk diverse keren uitgebreid over de voortgang geïnformeerd. Op hun aanraden zijn we na de zes presentaties niet met twee, maar met drie kandidaten verder gegaan. En laat de derde kandidaat nou net Ambrero zijn!”

Wil je meer tips ontvangen het kiezen van een softwareleverancier?

In onze whitepaper “De route naar maatwerk software” besteden we uitgebreid aandacht aan de keuze van een softwareleverancier. Vraag deze gratis aan en het maken van deze keuze wordt een stuk makkelijker!

Elisa Kossen

VerSaaSen; waar wacht je nog op?

We hebben er weer een buzzword bij: verSaaSen. Zoals wel vaker klinkt het spannender dan dat het is. VerSaaSen is namelijk niets anders dan applicaties naar de cloud brengen. In deze blog-post vertellen we waarom ook jij wil meegaan in deze trend.

Een veelvoorkomende aanleiding om je applicatie te vervangen, is de constatering dat de bestaande applicatie verouderd raakt en niet meer praktisch is. Dat kan zijn omdat je softwareleverancier geen updates meer uitbrengt. Of omdat die niet meer van zins is de aanpassingen die je wenst uit te voeren. Tijd voor innovatie: tijd om te verSaaSen.

Werken in de cloud – 3 voordelen

We hoeven allang niet meer uit te leggen wat de cloud nou eigenlijk is. Maar we willen je wel meegeven wat de voordelen zijn van werken met je hoofd in de wolken:

  1. Je verlaagt je operationele kosten

    Het maakt nogal verschil of je applicaties per pc installeert of één keer centraal in de cloud. Hetzelfde geldt voor het uitrollen van allerlei updates, en dat zijn er als je on-premise werkt al snel meer dan je lief is. Bovendien ben je niet meer afhankelijk van die ene IT- of systeembeheerder die in deze tijd van arbeidskrapte ook eens om zich heen gaat kijken.

  2. Doe wat met die data

    In de cloud zijn de mogelijkheden om met andere software te communiceren oneindig. Systeemintegratie in optima forma dus. Je maakt bovendien een einde aan dubbele opslag van gegevens: iedereen haalt de data uit dezelfde up-to-date bron. En als kers op de taart: de centrale dataopslag biedt een wereld aan mogelijkheden voor analyse.

  3. Gun jezelf flexibiliteit

    De cloud zorgt voor schaalbaarheid. Duizend gebruikers extra? Drie keer klikken en het is geregeld. En omdat iedereen met dezelfde versie van de software werkt, ben je ook meteen af van versieconflicten. Het uitvoeren van kleine updates verloopt in een verSaaSte omgeving probleemloos. Exit wachttijden voor gebruikers die je on-premise bij updates gewend was.

Benut het marktpotentieel van je SaaS-applicatie

De tijd van het beschermen van je kennis is nu echt wel voorbij. Waarom zou je alles voor jezelf houden, terwijl andere partijen ook beter kunnen worden van jouw kennis? Wat voor jou werkt, werkt voor een ander ook.

Jij wilt te boek staan als de partij die voorop loopt. De partij met kennis van zaken die niet bang is om te innoveren. Dus wat doe je? Je gaat de boer op! Beetje scary misschien, maar het gaat je het volgende brengen:

  1. Verdien je investering terug

    Met een SaaS-applicatie maak je je bedrijf meer waard: je kunt het zien als vermarktbaar intellectueel eigendom. Als je dat slim aanpakt, bijvoorbeeld met een abonnementsstructuur, dan creëer je een maandelijkse bron van inkomsten. Mooi meegenomen, zeker als je wilt blijven innoveren!

  2. Gratis input van de markt

    Voorheen was het vrij ongebruikelijk om je concurrenten een kijkje in de keuken te geven. Tegenwoordig is de blik veel opener: door jouw vakkennis te delen vergroot je je gunfactor. En wat je geeft krijg je terug. Je krijgt gegarandeerd waardevolle input waarmee je je blik op de markt verrijkt.

Kortom, genoeg redenen om verSaaSen te introduceren binnen je organisatie. We denken graag met je mee. Het is een uitdagend en spannend traject waarmee je nieuwe kansen creëert. Je wordt in wezen ook een beetje softwareleverancier en wij weten uit eigen ervaring hoe spannend dat is!

Jelle van den Berg

Business case; in 4 stappen naar goedkeuring

Je ziet dat bepaalde bedrijfsprocessen in je organisatie wel een optimalisatieslag kunnen gebruiken. Misschien is er veel ziekteverzuim of werken collega’s te veel over. Misschien duren trajecten langer dan nodig of zie je dat klanten ontevreden zijn. Software laten ontwikkelen kan een oplossing zijn. Dat vraagt om een business case. Hoe zorg je ervoor dat deze niet in een la belandt? Met dit stappenplan helpen we je op weg.

Hoe schrijf je een overtuigende business case?

Een goede business case richt zich zowel op het probleem als op de oplossing, om vervolgens een zo concreet mogelijk beeld te geven van het potentiële rendement. Een goede outline is als volgt:

  1. Beschrijf de aanleiding van de business case
  2. Beschrijf de voorbereidingen die je hebt getroffen
  3. Beschrijf het gewenste eindresultaat
  4. Beschrijf de oplossing die je adviseert

1. Beschrijf de aanleiding van de business case

Het is belangrijk om je lezer deelgenoot te maken van het probleem. Start daarom met het beschrijven van de probleemstelling. Wat is de aanleiding van je business case? Breng dat in kaart en benadruk de impact van het probleem voor de organisatie:

  • Gaat er veel tijd verloren door inefficiëntie?
  • Werken medewerkers veel over en stijgt het ziekteverzuim daardoor?
  • Liggen er kansen waardoor je het proces sneller of vaker kunt doorlopen? Dan kun je extra rendement of verhoging van de productie creëren.
  • Wil je foutkansen beperken? Om welke fouten gaat het? Wat zijn de gevolgen en de bijbehorende kosten?

Een goede manier om je lezer het probleem snel te laten doorgronden is om je probleemstelling te illustreren. Met bijvoorbeeld een procesflow creëer je een mooi situatieoverzicht, een helikopterview. Dat is een goede inleiding voor degene die je business case moet beoordelen. Daarna zoom je in op de processtappen.

  • Verwijs bijvoorbeeld naar een bepaalde processtap en illustreer waar de uitdaging of de kans ligt.
  • Maak een risicoanalyse op basis van de probleemstelling en maak de impact van de risico’s duidelijk. Gaat het bijvoorbeeld om ziekteverzuim? Als de situatie voortduurt, kan dat leiden tot langdurig verzuim. Dit brengt kosten met zich mee, niet alleen een aanzienlijk bedrag per ziektedag maar bovendien de kosten voor vervanging. Beschrijf dus welke risico’s er op dit moment zijn en welke effecten het aanhouden van de situatie heeft op de toekomst.

2. Beschrijf de voorbereidingen die je hebt getroffen.

Soms heb je maar één kans, dus zorg dat je goed beslagen ten ijs komt. Zo laat je zien dat je je in de materie hebt verdiept. Ter inspiratie een drietal punten:

  • Beschrijf bijvoorbeeld de uitkomsten van gesprekken met leveranciers.
  • Maak inzichtelijk welke inventarisaties je vooraf hebt gedaan.
  • Benoem de eisen die je stelt aan geselecteerde leveranciers.

3. Beschrijf het gewenste eindresultaat

Nu je het probleem en je verdiepingsslag duidelijk hebt geschreven kunt je naar de oplossing toe. Hoewel je de oplossing misschien nog niet helemaal helder voor ogen hebt kun je wel het rendement benadrukken:

  • Benoem de eisen die je stelt aan de uiteindelijke oplossing. Het liefst via heldere doelen en KPI’s aan de hand waarvan het resultaat inzichtelijk wordt.
  • Geef een eventuele fasering in de planning aan. Maak daarbij onderscheid tussen de minimale versie (het Minimal Viable Product) en de versie die je maximaal resultaat geeft.
  • Welke uitdagingen verwacht je? Dit kan zijn tijdens de lancering maar ook op langere termijn.
  • Hoe is de situatie na de implementatie van de nieuwe software? Neemt het ziekteverzuim af, verlopen processen soepeler, etc.

4. Beschrijf de oplossing die je adviseert

Op basis van bovenstaande stappen heb je voldoende motivatie op papier staan. Ga nu door naar het beschrijven van de oplossing. Het beste is om een advies uit te brengen voor een specifieke oplossing. Dat helpt de beoordelaar om ja of nee te zeggen. Beschrijf de oplossing in begrijpelijke taal, zonder technisch vakjargon zodat het advies helder is voor de beoordelaar.

Sluit daarna de aanvraag af met een kosten-/batenoverzicht waarbij je de directe kosten die de investering met zich meebrengt specificeert. Bij maatwerksoftware gaat dat vaak om een bandbreedte: wat zijn de minimaal en de maximaal verwachte kosten. Je weet de kosten namelijk nog niet exact.

  • Specificeer de interne inspanningen en kosten die gemaakt gaan worden.
  • Specificeer eventuele kosten in de toekomst, zoals bijvoorbeeld terugkerende kosten voor onderhoud.
  • Bereken het rendement van je software en de tijd waarin je de investering terugverdient.
  • Maak de kosten en het rendement visueel in een grafiek. Alle verwachte kosten kun je plotten op een tijdslijn. Hetzelfde kun je doen met het te verwachten rendement. Op het moment dat je die twee grafieken op elkaar legt, zie je in één oogopslag wanneer de investering is terugverdiend.

Een visie leidt tot akkoord op je business case

De collega’s die de investering beoordelen ervaren niet altijd de noodzaak ervan. Zorg daarom dat ze na het lezen van jouw business case een duidelijk beeld hebben van de toekomst. Wat is de rol van software hierin? Hoe draagt de optimalisatie bij aan de strategische doelstellingen van de organisatie? Waarom past deze oplossing zo goed bij ons? Een duidelijke visie zorgt voor goedkeuring van jouw aanvraag. En dan kan de innovatie beginnen!

Advies of input nodig voor je business case?

Kun je toch nog wel wat hulp gebruiken? Uiteraard adviseren we je graag! We bieden diverse workshops waarin we je helpen bij het opstellen van een productvisie, het schrijven van de user stories en het scherp krijgen van je Minimal Viable Product (MPV). In korte tijd heb je een duidelijk beeld van de software, de benodigde functionaliteit van het MVP en de daarmee gemoeide kosten.

Frank van Essen

Verdrinken in Excel of zwemmen met een maatwerkapplicatie?

Excel, wie kent het niet? Het spreadsheetpakket is onderdeel van het alom bekende Office-pakket van Microsoft en bestaat al sinds de jaren ’80. Het wordt gebruikt door 750 miljoen gebruikers, dus over de populariteit valt niet te twisten. Maar onder gebruikers is de ‘Excel-hel’ niet voor niets een bekende term. Welke verborgen kosten kent het en wat win je als je Excel vervangt voor een andere oplossing?

Excel is in het leven geroepen om cijfers te verwerken en data te managen. Van freelancer tot grote corporate, elke organisatie – en daarbuiten – werkt ermee. Naar mate de organisatie zich verder ontwikkelt, groeien de Excel-sheets mee in grootte en complexiteit. Herkenbaar? Tijd om te onderzoeken of Excel nog wel de meest geschikte software is om je data te beheren!

Wat zijn de verborgen kosten van het gebruik van Excel?

Hoewel Excel een herkenbare en praktische toepassing is kent het gebruik van Excel kent nogal wat verborgen kosten. Het loont de moeite om deze te onderzoeken en zo in kaart te brengen welke kansen je mist.

1. Door gebrekkig overzicht mis je de kans om te optimaliseren

Hoe meer je gebruik maakt van Excel, hoe meer je eigenlijk het overzicht – dat je juist wilt creëren – kwijtraakt. De sheets worden zo lang en zo breed dat ze niet meer te behappen zijn. Bovendien worden vaak per project aparte sheets gebruikt, waardoor er geen zicht is op trends over projecten heen. Analyse van al je data is bijna onmogelijk en daarmee blijven ook de mogelijkheden om je bedrijfsprocessen te verbeteren beperkt

2. Gefrustreerde medewerkers

Excel heeft een nogal slechte reputatie als het gaat om gebruikerstevredenheid. Natuurlijk zijn er zat data-analisten die er heel blij van worden, maar veel gebruikers struikelen over de informatie-overload. In veel organisaties worden ingewikkelde sheets gebruikt waarin complexe formules op elkaar doorwerken. Tot grote frustratie van medewerkers gaat de snelheid van Excel daarbij rap achteruit. Hoge complexiteit komt de stabiliteit van Excel niet ten goede. Je kunt je dus afvragen of Excel altijd de meest efficiënte manier van werken biedt.

3. Inefficiëntie

Excel is een generiek systeem. Dat maakt het minder geschikt om te koppelen aan andere systemen. De uitwisseling van data is dus nogal eens problematisch. Daardoor gaat er veel tijd verloren met het importeren en exporteren van data en moet er nogal eens iets worden overgetypt.

Daarnaast is de mogelijkheid om binnen Excel samen te werken nogal beperkt. Excel kent bijvoorbeeld geen workflows, dus wanneer er meerdere stakeholders bij je bedrijfsproces betrokken zijn is de opvolging van stappen binnen je proces is niet vanzelfsprekend. Er valt dus veel te winnen wanneer de samenwerking beter wordt ondersteund.

4. Fouten in data

Omdat Excel niet geïntegreerd is met andere systemen moeten er assumpties gedaan worden om bepaalde berekeningen te kunnen uitvoeren. Dat vergroot de kans op fouten in data. Bovendien is er geen sprake van versiecontrole, dus teams kunnen in verschillende versies van hetzelfde bestand werken. Dat maakt de foutkans nog groter, en daarmee ook de kans dat je tijd en data verliest. Een kostenpost die niet direct zichtbaar is, maar wel degelijk op kan lopen. Hoe handig Excel ook is, het geeft je een beperkte en statische blik, het geeft geen inzicht in de overall ‘flow’ binnen je organisatie.

Van kosten naar kansen: de transitie van Excel naar applicatie

Je kunt berekenen hoeveel tijd – en daarmee geld – er verloren gaat door de beperkingen van Excel. Hoeveel tijd gaat er verloren aan herinvoer? Welke kansen mis je? Het antwoord op dergelijk vragen kan je doen besluiten Excel te vervangen voor een andere oplossing. Welke stappen komen hierbij kijken?

1. Maak een breakdown van de bestaande spreadsheet

Het vervangen van Excel voor een maatwerkapplicatie kent voordelen ten opzichte van de ontwikkeling van een systeem van scratch: je hebt immers al een bronsysteem. Begin daarom met het maken van een goede breakdown van de informatie in je spreadsheet. Hierbij drie vragen die je daarbij helpen.

  • Hoe zijn de data aan elkaar gekoppeld? Waar zitten de correlaties en wat zijn de formules die gebruikt worden?
  • Welke informatie is statisch en welke verandert vaak? Met andere woorden: wat zijn de basisgegevens die vrijwel altijd hetzelfde blijven en wat zijn de data waar je constant mee werkt. Dat laatste bepaalt de functionaliteit van je maatwerkapplicatie.
  • Wie is verantwoordelijk voor welke gegevens? Welke actoren zijn er van belang bij die gegevens? Komen ze uit een extern systeem, worden ze eenmalig aangeleverd, of zijn het gegevens waar de key users verantwoordelijk voor zijn? Breng in kaart welke randsystemen en welke stakeholders er zijn. Je werkt vanuit de data en van daaruit steeds meer de diepte in.

2. Analyseer het werkproces

Omdat er vaak ook een proces gemoeid is bij het vullen van die Excel is het belangrijk dat proces te analyseren. Bij Ambrero hanteren we daarvoor een workshop waarbij we inzoomen op proces van data-invoer. We mappen het proces van het begin tot het eind. Daarbij koppelen we steeds data uit Excel aan de stappen in het werkproces. Zo krijg je een overzicht van alle gegevens die een rol spelen in jouw sleutelprocessen, op jouw afdeling of in jouw organisatie. Dat is een goede basis om een applicatie op te maken.

3. Inventariseer randsystemen met broninformatie

Vaak heb je te maken met randsystemen, zoals een boekhoudpakket of bijvoorbeeld een systeem waar meetgegevens uitkomen. Hiervan moet een goed overzicht gemaakt worden.

Een nieuw systeem, pure winst

Uiteindelijk is het grootste voordeel van het vervangen van Excel voor een een maatwerkapplicatie dat er een centraal systeem is waar alle data inzitten. Losse sheets zijn verleden tijd, waardoor je veel betere rapportages kunt uitvoeren. Je hebt ook altijd een eenduidig totaaloverzicht over hoe het gaat met de afdeling of je organisatie, snel en op het moment dat jij het wilt. Problemen kun je zelfs proactief laten signaleren door het systeem. Kortom: je behaalt winst op tijd, kwaliteit, rapportage én op de tevredenheid van de gebruikers.

Nieuwsgierig naar hoe dat werkt in de praktijk?

Bij het VUmc was het tijd voor innovatie toen hun Excel-koning vertrok. Er bleek geen bestaande software te bestaan om het begrotingsproces voor grote internationale subsidieaanvragen te ondersteunen. VUmc heeft Excel inmiddels vervangen voor software op maat. Lees hier voor welke oplossing het medisch centrum koos.

Jelle van den Berg

Stel je klant centraal met een klantportaal

>Door de huidige stand van de technologie en de snelheid van communicatie verwachten bedrijven diezelfde snelheid als het gaat om samenwerking. Technologie is gemeengoed, je onderscheidend vermogen creëer je door je te richten op de mens. In dit artikel laten we zien hoe een klantportaal kan bijdragen aan een betere samenwerking, heldere communicatie en hogere klanttevredenheid.

Innovatie in samenwerking en communicatie

Herkenbaar? Je hebt informatie nodig van je klanten. De een stuurt een mail, de volgende belt op en de derde stuurt een link naar een Google spreadsheet. Je medewerkers moeten meer moeite doen om de informatie nauwkeurig te verwerken en dat is vervelend. Als klant moet je langer wachten op response en vraag je je af of je iets niet goed hebt aangeleverd. Inzicht in de voortgang ontbreekt immers. Is een aanvraag in behandeling genomen, al afgehandeld moet er nog nadere actie plaatsvinden? Met de technologische mogelijkheden van tegenwoordig moet dit beter kunnen!

Geef de klant zelf de regie

Met een klantportaal bied je klanten uniforme informatie via één communicatiekanaal. Ook kun je direct feedback geven of het gevraagde correct en volledig is ingevuld. Efficiënter voor beide partijen en de klant voelt zich centraal gesteld. Daarnaast geeft een portaal de klant automatisch inzicht in de voortgang. Zo maakten we een klantportaal voor een medische instelling. Via het portaal kunnen patiënten hun eigen afspraken inplannen. Daarmee krijgt de klant – of in dit geval de patiënt – het gevoel ‘het gaat hier om mij, ik hoef me niet te voegen naar de agenda van de arts, maar heb zelf de regie.’

Voorbeeld van een klantportaal

Een ander voorbeeld is van een opleider die trainingen verzorgt voor helpdeskmedewerkers van verzekeraars. Veel verzekeraars hebben in de laatste drie maanden van het jaar extra capaciteit nodig in het callcenter omdat veel mensen dan willen overstappen naar een nieuwe zorgverzekering. Die extra krachten worden via een uitzendbureau ingehuurd en moeten worden opgeleid. Daarvoor heb je informatie nodig: wie zijn deze mensen, wat hebben ze al in hun mars en wat zijn hun contactgegevens?

Real-time voortgang volgen

Tijdens de opleiding is er communicatie tussen de opleider en het uitzendbureau over de voortgang. Voorheen werd dat telefonisch besproken. Met een klantportaal kunnen zowel de uitzendbureaus als de opleider real-time de voortgang van alle cursisten volgen:

  • zijn ze aanwezig geweest bij de klassikale lessen
  • volgen ze de e-learning-lessen volgens plan
  • wanneer verwachten we de cursist te kunnen inzetten?

Gedurende het hele proces heeft de klant dus meer inzicht in de stand van zaken. Een fijn idee.

Technologie die bijdraagt aan de klantbeleving

Zo draagt een technologische oplossing als een portaal bij aan de beleving van je klant. Het is niet alleen enorm efficiënt, waardoor het voor iedereen tijd en geld bespaart. Nog veel belangrijker: je klant voelt zich betrokken bij het proces, voelt zich gezien en ‘in control’. En dat willen we toch allemaal?

Nieuwsgierig?

Benieuwd hoe je jouw klanten beter kunt bedienen? Bekijk hoe AOC/MMD hun garantie-aanvragen 40 keer sneller afhandelen dankzij hun klantportaal. Of neem vrijblijvend contact op met ons om de potentiële vooruitgang voor jouw organisatie te bespreken, via +31 (0)88 – 26 27 376.

Bart Matthaei