Geef je software eens een onderhoudsbeurt

Bij een onderhouds- of servicebeurt denken we vrijwel allemaal meteen aan onze auto of de ketel op zolder. Dat we daarvoor moeten betalen, vinden we de normaalste zaak van de wereld. De link met software wordt echter zelden gelegd. En dat terwijl de schade van een digitale vastloper of anderszins haperende software al snel veel groter is dan bij pech onderweg. Best vreemd eigenlijk en vooral onverstandig.

Service Level Agreement als onderhoudscontract

Net als bij een auto kan er sprake zijn van technische of mechanische slijtage op de server. Deze moet dan ook met enige regelmaat worden ‘gesmeerd’. De slijtage aan de software is een stuk abstracter van aard. Dat zit hem onder andere in de toenemende complexiteit van de ICT-omgeving, veranderende wetgeving en nieuwe technologische ontwikkelingen. Bij standaard software kunnen updates de nodige ellende voorkomen, maar dat is bij maatwerk software een ander verhaal. Dat verreist applicatiebeheer, doorontwikkeling en support. Je kunt hiervoor een Service Level Agreement (SLA) afsluiten, waarin de af te nemen diensten staan omschreven en het overeengekomen kwaliteitsniveau. De noodzaak van een SLA hangt vooral af van het risico dat je loopt wanneer software niet (meer) doet wat het moet doen.

Ambrero Blog - Geef je software een onderhoudsbeurt met een service level agreement

De gevolgen van trage software

Ligt je chatapp er bijvoorbeeld even uit, dan stuur je gewoon een mailtje of pak je de telefoon. Heeft je transportplanningssoftware er even geen zin in, of heb je als chirurg even geen toegang tot het Digitale Patiënten Dossier, dan zijn de gevolgen – misschien zelfs letterlijk – een stuk pijnlijker. Maar ook wachten op trage software is ronduit irritant. Onderzoek geeft aan dat medewerkers al snel gemiddeld tien procent van hun tijd, dus bijna 50 minuten per dag, duimen draaien tot hun software geladen is. Blijft dat zo, dan is de kans groot dat in elk geval de millennials in je personeelsbestand er vandoor gaan. Of je klanten.

Impactanalyse

Het is dan ook aan te raden om regelmatig een uitgebreide risico- of impactanalyse te (laten) maken met betrekking tot je maatwerk software. Afhankelijk van de uitkomst daarvan sluit je al dan niet een onderhoudscontract af met je softwareleverancier. De kosten moet je vooral zoeken in de tijd die ontwikkelaars moeten vrijmaken voor het support en het behoud van actuele kennis van jouw software. In ruil daarvoor heb je preventief onderhoud en een gegarandeerde responstijd bij storingen. Daarbij voorkom je bovendien dat de kosten van eventueel noodzakelijke en achterstallige ‘reparaties’ onnodig hoog uitpakken.

Voortaan ook zorgeloos de (digitale) snelweg op? Neem dan hier contact met ons op.

Frank van Essen

De route naar maatwerk software: bestemming bereikt

Wanneer kies je voor maatwerk software? Hoe kies je de juiste software ontwikkelaar? Hoe bereid je je voor op het laten ontwikkelen van software? Wat kost maatwerk software? Antwoorden op deze en andere vragen vind je in de whitepaper ‘De route naar maatwerk software’

‘Binnenkort komt alle IT uit de kraan.’ Nope. ‘Maatwerk software is altijd duurder dan standaard software.’ Negative. ‘Ja ja, en nu gaan jullie zeker zeggen dat maatwerk altijd beter is en dat Ambrero de beste is’. Wrong again. Om dit soort misverstanden definitief uit de wereld te helpen èn antwoorden te geven op andere vragen rondom maatwerk software, hebben wij een zeer verhelderende whitepaper geschreven. En die is niet onopgemerkt gebleven!

Tevreden klanten of vette bankrekening?

De whitepaper is namelijk in relatief korte tijd al meer dan 600 keer gedownload. Zoals de titel ‘De route naar maatwerk software’ al een beetje doet vermoeden, is het document neutraal van opzet. Het is in meerdere opzichten ook een heel eerlijk document. In bepaalde gevallen, zoals beschreven in de whitepaper, is een keus voor standaard software juist prima. Uit het hoofdstuk over de keus voor de juiste leverancier van maatwerk software is af te leiden dat het ook zeker geen reclame voor onszelf is. Zoals vaker in onze blogs gezegd, gaat het ons om tevreden klanten en niet om een vette bankrekening.

Intellectuele eigendom van software

Dat kan dus ook betekenen dat we bedrijven wel eens naar een concullega moeten doorverwijzen, bijvoorbeeld omdat de bedrijfscultuur niet goed past bij onze benadering. Of hen moeten afraden om überhaupt voor maatwerk te gaan. Ben je daarentegen erg innovatief en/of vormt technologie een belangrijk deel van de waarde en onderscheidend vermogen van je organisatie, dan ligt maatwerk juist wel voor de hand. Te meer omdat je in zo’n geval niet afhankelijk wilt zijn van een derde partij die de intellectuele eigendom van (delen van) de software in handen heeft. Een goede voorbereiding is zoals zo vaak het halve werk en ook daarvoor biedt de whitepaper heldere handvatten.

Software ontwikkelen vanuit heldere doelstellingen

Zo waarschuwen we voor veelvoorkomende valkuilen. Best veel bedrijven weten bijvoorbeeld prima te verwoorden hoe zij denken dat de uiteindelijke oplossing eruit moet zien. Tot en met de kleur van een button toe. Wij gaan echter nadrukkelijk een stapje terug en laten klanten niet de oplossing maar juist de daaraan ten grondslag liggende behoeften en doelstellingen verwoorden. Op die manier wordt de software-ontwikkelaar niet beperkt in zijn expertise maar wordt die juist optimaal benut. In veruit de meeste gevallen leidt dat tot betere oplossingen met bovendien meer functionaliteit waar je zelf niet aan had gedacht.

Maximale waarde en een verbazingwekkend resultaat

Vergelijk het met een makelaar: die kun je inschakelen met een gedetailleerde zoekopdracht voor een ruime woning die grenst aan een stukje groen en water. Als die totaal onverwachts terugkomt met een fraai gelegen woonboot in plaats van de geijkte 2-onder-1-kap aan een sloot, dan zou dat zomaar aan meer wensen kunnen voldoen dan je zelf had bedacht. En wie weet nog goedkoper ook! Tot slot biedt de whitepaper manieren om jouw keus voor maatwerk beter te onderbouwen en richting directie te verantwoorden. Kortom: vraag hier (geheel kosteloos) de whitepaper aan en bepaal jouw individuele route naar nieuwe software.

Frank van Essen

Een pondje maatwerk software, wat kost dat?

‘Doe maar een kilootje ERP, twee ons CRM en een halve liter ritregistratiesoftware. Dat is dan € 8.496,00 alstublieft!’ Tja, was het maar zo makkelijk. Zeker bij de ontwikkeling van maatwerk software zijn standaardprijzen even zeldzaam als complimentjes van Gordon aan Angela de Jong. Om toch een indicatie te kunnen geven, voor een investeerder of een go van de directie, werken we bij Ambrero met inventarisatieworkshops.

Inventarisatieworkshop

Ondernemers of managers die ons benaderen, hebben meestal wel een ruw idee wat de software moet gaan doen om een probleem op te lossen of een kans te benutten. De eerste vragen zijn uiteraard: ‘Wat kost dat?’ en ‘Wanneer is het klaar?’. Extra uitdaging hierbij is dat wij werken volgens Scrum. Deze methode is erop gericht om in korte tijd een Minimum Viable Product (MVP) op te leveren. De MVP is een eerste, eenvoudige versie van de software die in gebruik wordt genomen. Hoe het eindproduct eruit komt te zien, weten we niet exact. Dat staat haaks op wat bedrijven gewend zijn. Om toch een goede inschatting te kunnen maken, nodigen wij klanten standaard uit voor een inventarisatieworkshop. In slechts een dagdeel halen we de meeste relevante informatie boven water.

Helderheid in korte tijd

Ambrero Blog - Maatwerk software kosten

De keren dat klanten al na twee uur verbaasd zijn hoeveel er al helder is geworden, en over hoeveel zaken ze zelf nog niet hadden nagedacht, zijn eerder regel dan uitzondering. Om de vaart erin te houden en het inventariseren niet te laten ontsporen, mikken we op maximaal zes deelnemers aan de workshop. Van de kant van Ambrero zijn dat meestal een procesexpert, software-ontwikkelaar en een UX-designer. Bij de klant verschillen die rollen per geval. Nadat we de belangrijkste doelen van de software hebben bepaald, schetsen we op een whiteboard de relevante bedrijfsprocessen. De deelnemers worden vervolgens onderverdeeld in verschillende gebruikersrollen.

Uitkomst inventarisatieworkshop

We inventariseren daarmee hoe diverse gebruikers eenzelfde proces doorlopen en wat dus hun specifieke behoeftes per processtap zijn. De benodigde functionaliteit van de software beschrijven we aan de hand van titels van die zogenoemde user stories. Aansluitend vullen we de user stories aan met details en acceptatiecriteria. Dat geheel wordt vervolgens gevisualiseerd in een wireframe. Een soort eerste schets dus van de uiteindelijke software. Die vullen we intern hier en daar nog aan, waarbij we ook kijken naar de technische haalbaarheid. De uitkomst van een inventarisatieworkshop in het kort:

  • De kern van je software: de MVP
  • Geprioriteerde lijst van functionaliteit (user stories)
  • Schetsen van de functionaliteit
  • Raming van kosten en rendement

Op dat moment heeft de klant een basis voor het verkrijgen van budget. Na akkoord kan het met deze aanpak snel gaan; binnen zes tot acht weken genieten van het eerste ‘pondje’ maatwerk software.

Frank van Essen

Business case; in 4 stappen naar goedkeuring

Je ziet dat bepaalde bedrijfsprocessen in je organisatie wel een optimalisatieslag kunnen gebruiken. Misschien is er veel ziekteverzuim of werken collega’s te veel over. Misschien duren trajecten langer dan nodig of zie je dat klanten ontevreden zijn. Software laten ontwikkelen kan een oplossing zijn. Dat vraagt om een business case. Hoe zorg je ervoor dat deze niet in een la belandt? Met dit stappenplan helpen we je op weg.

Hoe schrijf je een overtuigende business case?

Een goede business case richt zich zowel op het probleem als op de oplossing, om vervolgens een zo concreet mogelijk beeld te geven van het potentiële rendement. Een goede outline is als volgt:

  1. Beschrijf de aanleiding van de business case
  2. Beschrijf de voorbereidingen die je hebt getroffen
  3. Beschrijf het gewenste eindresultaat
  4. Beschrijf de oplossing die je adviseert

1. Beschrijf de aanleiding van de business case

Het is belangrijk om je lezer deelgenoot te maken van het probleem. Start daarom met het beschrijven van de probleemstelling. Wat is de aanleiding van je business case? Breng dat in kaart en benadruk de impact van het probleem voor de organisatie:

  • Gaat er veel tijd verloren door inefficiëntie?
  • Werken medewerkers veel over en stijgt het ziekteverzuim daardoor?
  • Liggen er kansen waardoor je het proces sneller of vaker kunt doorlopen? Dan kun je extra rendement of verhoging van de productie creëren.
  • Wil je foutkansen beperken? Om welke fouten gaat het? Wat zijn de gevolgen en de bijbehorende kosten?

Een goede manier om je lezer het probleem snel te laten doorgronden is om je probleemstelling te illustreren. Met bijvoorbeeld een procesflow creëer je een mooi situatieoverzicht, een helikopterview. Dat is een goede inleiding voor degene die je business case moet beoordelen. Daarna zoom je in op de processtappen.

  • Verwijs bijvoorbeeld naar een bepaalde processtap en illustreer waar de uitdaging of de kans ligt.
  • Maak een risicoanalyse op basis van de probleemstelling en maak de impact van de risico’s duidelijk. Gaat het bijvoorbeeld om ziekteverzuim? Als de situatie voortduurt, kan dat leiden tot langdurig verzuim. Dit brengt kosten met zich mee, niet alleen een aanzienlijk bedrag per ziektedag maar bovendien de kosten voor vervanging. Beschrijf dus welke risico’s er op dit moment zijn en welke effecten het aanhouden van de situatie heeft op de toekomst.

2. Beschrijf de voorbereidingen die je hebt getroffen.

Soms heb je maar één kans, dus zorg dat je goed beslagen ten ijs komt. Zo laat je zien dat je je in de materie hebt verdiept. Ter inspiratie een drietal punten:

  • Beschrijf bijvoorbeeld de uitkomsten van gesprekken met leveranciers.
  • Maak inzichtelijk welke inventarisaties je vooraf hebt gedaan.
  • Benoem de eisen die je stelt aan geselecteerde leveranciers.

3. Beschrijf het gewenste eindresultaat

Nu je het probleem en je verdiepingsslag duidelijk hebt geschreven kunt je naar de oplossing toe. Hoewel je de oplossing misschien nog niet helemaal helder voor ogen hebt kun je wel het rendement benadrukken:

  • Benoem de eisen die je stelt aan de uiteindelijke oplossing. Het liefst via heldere doelen en KPI’s aan de hand waarvan het resultaat inzichtelijk wordt.
  • Geef een eventuele fasering in de planning aan. Maak daarbij onderscheid tussen de minimale versie (het Minimal Viable Product) en de versie die je maximaal resultaat geeft.
  • Welke uitdagingen verwacht je? Dit kan zijn tijdens de lancering maar ook op langere termijn.
  • Hoe is de situatie na de implementatie van de nieuwe software? Neemt het ziekteverzuim af, verlopen processen soepeler, etc.

4. Beschrijf de oplossing die je adviseert

Op basis van bovenstaande stappen heb je voldoende motivatie op papier staan. Ga nu door naar het beschrijven van de oplossing. Het beste is om een advies uit te brengen voor een specifieke oplossing. Dat helpt de beoordelaar om ja of nee te zeggen. Beschrijf de oplossing in begrijpelijke taal, zonder technisch vakjargon zodat het advies helder is voor de beoordelaar.

Sluit daarna de aanvraag af met een kosten-/batenoverzicht waarbij je de directe kosten die de investering met zich meebrengt specificeert. Bij maatwerksoftware gaat dat vaak om een bandbreedte: wat zijn de minimaal en de maximaal verwachte kosten. Je weet de kosten namelijk nog niet exact.

  • Specificeer de interne inspanningen en kosten die gemaakt gaan worden.
  • Specificeer eventuele kosten in de toekomst, zoals bijvoorbeeld terugkerende kosten voor onderhoud.
  • Bereken het rendement van je software en de tijd waarin je de investering terugverdient.
  • Maak de kosten en het rendement visueel in een grafiek. Alle verwachte kosten kun je plotten op een tijdslijn. Hetzelfde kun je doen met het te verwachten rendement. Op het moment dat je die twee grafieken op elkaar legt, zie je in één oogopslag wanneer de investering is terugverdiend.

Een visie leidt tot akkoord op je business case

De collega’s die de investering beoordelen ervaren niet altijd de noodzaak ervan. Zorg daarom dat ze na het lezen van jouw business case een duidelijk beeld hebben van de toekomst. Wat is de rol van software hierin? Hoe draagt de optimalisatie bij aan de strategische doelstellingen van de organisatie? Waarom past deze oplossing zo goed bij ons? Een duidelijke visie zorgt voor goedkeuring van jouw aanvraag. En dan kan de innovatie beginnen!

Advies of input nodig voor je business case?

Kun je toch nog wel wat hulp gebruiken? Uiteraard adviseren we je graag! We bieden diverse workshops waarin we je helpen bij het opstellen van een productvisie, het schrijven van de user stories en het scherp krijgen van je Minimal Viable Product (MPV). In korte tijd heb je een duidelijk beeld van de software, de benodigde functionaliteit van het MVP en de daarmee gemoeide kosten.

Frank van Essen

Procesoptimalisatie; zo krijg je het op de agenda

Je weet als geen ander dat er genoeg valt te optimaliseren aan je bedrijfsprocessen. Je weet ook dat je het werk van jouw mensen leuker kunt maken, door ze tijd en frustratie te besparen. Maar hoe krijg je de noodzaak van procesoptimalisatie op de agenda binnen je organisatie? In deze blog geven we vier voorbeelden waar je rekenmodellen uit kunt destilleren. Zo zorg je ervoor dat jouw ideeën voor procesoptimalisatie met software worden opgepakt.

Waar zit de winst voor jou?

Hieronder schetsen we een aantal uitgangspunten voor procesoptimalisatie, waarvan je er vast één of meer herkent:

  • efficiënter werken, vermindering administratieve last;
  • koppelen van verschillende systemen die niet met elkaar communiceren;
  • borgen van kwaliteit en verminderen van risico’s;
  • inzicht en grip op data.

Stel jezelf de volgende vragen: Waar ligt voor jouw organisatie het meeste risico? Hoeveel tijd en geld ben je hieraan kwijt? Welke effecten heeft het op de mensen en hoe vaak komt het voor? En niet te vergeten: wat is de gewenste situatie!

Het is goed om op basis hiervan concrete doelstellingen te formuleren. Niet alleen voor intern gebruik, ook voor de opdracht richting een softwareleverancier.

1. Rendement door verhoging van efficiency

Als je de efficiëntie van je bedrijfsproces weet te verhogen resulteert dit in lagere kosten en verhoogde productiviteit. Ter illustratie het voorbeeld van een grote internationale organisatie die wereldwijd LCD-schermen verkoopt. Toen ze meer schermen verkochten, kwamen er ook meer aanvragen voor garantieverlenging binnen. Het handmatig verwerken van zo’n garantieaanvraag duurde ruim 20 minuten. Dat stond in geen enkele verhouding tot de verdiensten. Dit bedrijf ging op zoek naar een manier om dat proces drastisch te verkorten.

Procesautomatisering middels een klantportaal zorgt ervoor dat het verwerken van een aanvraag nu slechts twee minuten duurt. Met die 18 minuten tijdswinst per aanvraag kun je eenvoudig de opbrengst berekenen. En de verhoging van het rendement dat de software realiseert.

2. Rendement door systeemintegratie

Het overtypen van informatie is natuurlijk niet meer van deze tijd. Toch gebeurt het vaker dan je denkt! Binnen je bedrijf worden vast meerdere softwarepakketten gebruikt voor verschillende doeleinden. In veel gevallen wordt informatie uit het ene pakket gebruikt in het andere pakket. Door de verschillende softwarepakketten aan elkaar te koppelen kunnen deze onderling informatie uitwisselen. In sommige gevallen kun je zelfs processen die voorheen handmatig waren automatiseren. Hierdoor bespaar je veel tijd én voorkom je fouten.

3. Rendement door het beperken van risico

Wanneer een werkproces foutgevoelig is en er hoge eisen worden gesteld aan de kwaliteit van de output, helpt procesautomatisering kosten door schade te voorkomen. Zo hebben we een klant die onderzoeken start op zee en deze afrondt in een lab aan wal. Een enorm tijdrovend en foutgevoelig proces, mede door de complexe regelgeving en grote hoeveelheid papieren formulieren. Als er een fout wordt gemaakt dan moet dit bedrijf het onderzoek opnieuw uitvoeren. Hun oplossing dwingt de onderzoekers bepaalde gegevens te registreren en verkleint de foutkans. Stel: een onderzoek kost €30.000 en er gaan tien onderzoeken per jaar fout. Dan heb je al snel uitgerekend welk investeringsbedrag is te verantwoorden.

4. Rendement door inzicht en grip op data

Met het verzamelen en opslaan van bedrijfsinformatie kun je knelpunten signaleren, vooruit plannen en nog veel meer. Mits de data correct wordt vertaald naar informatie. Dit kan met business intelligence (BI) software. Neem een distributiecentrum dat goederen ontvangt, opslaat en klaarzet voor verder transport. Voor het bedrijf is het belangrijk te weten wanneer er geleverd wordt en wanneer goederen weer opgehaald worden. Met BI-ondersteunende software kan hij de leveranciers en transporteurs vragen deze gegevens in te vullen. Zo krijgt hij vooraf inzicht in tijdvensters. Dan kun je goederen waarvan je weet dat de transporteur ze pas over een week ophaalt, achterin de loods zetten. Goederen die direct weer worden opgehaald, zet je voorin. Je kunt zelfs nog verdergaan door aan je leveranciers korting te vragen als ze komen op een piekmoment. Zo varieert de prijs afhankelijk van vraag en aanbod.

Begin klein met een minimal viable product

Door te starten met een afgebakende eerste versie van de applicatie kun je op korte termijn – zes tot acht weken – in de meeste essentiële behoefte voorzien. Dit zogenaamd minimal viable product (MVP) beschikt nog niet over alle functionaliteiten die je op termijn zou willen hebben. Eerst ga je deze versie met een select groepje klanten en medewerkers gebruiken om te toetsen of het daadwerkelijk brengt wat je verwachtte. Zo krijg je al snel meer zicht op het rendement op je investering. Daarmee kun je intern draagvlak creëren om meer functionaliteit te gaan toevoegen.

Nieuwsgierig naar procesoptimalisatie?

Benieuwd wat jij kunt besparen met een maatwerkoplossing? Neem vrijblijvend contact op met kopkoffie@ambrero.nl of bel met 085-0511989.

Frank van Essen